Ein Verwalterwechsel klingt für viele Eigentümergemeinschaften zunächst nach einem rechtlichen und organisatorischen Großprojekt. In der Praxis ist er deutlich einfacher, als die meisten denken – wenn man die Reihenfolge kennt und die Fristen einhält. Diese Anleitung führt Sie Schritt für Schritt durch den gesamten Prozess, von der ersten Idee bis zur ersten Eigentümerversammlung mit der neuen Verwaltung.
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Sie brauchen keinen wichtigen Grund mehr
Seit der WEG-Reform 2020 kann die Eigentümergemeinschaft den Verwalter jederzeit ohne Angabe von Gründen abberufen.
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Einfache Mehrheit reicht
Die Mehrheit der in der Eigentümerversammlung abgegebenen Stimmen entscheidet – Enthaltungen und Abwesende zählen nicht mit.
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Der alte Vertrag endet automatisch nach sechs Monaten
Mit der Abberufung erlischt der Verwaltervertrag spätestens nach sechs Monaten kraft Gesetzes (§26 Abs. 3 WEG). Lange Restlaufzeiten sind kein Hindernis mehr.
Für Vermieter mit Mietverwaltung gelten andere Regeln – dort entscheidet der Vermieter allein und kann den Verwaltervertrag innerhalb der vereinbarten Fristen kündigen. Diese Anleitung konzentriert sich auf den Wechsel innerhalb einer Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG), weil dort die meisten Unsicherheiten bestehen.
Wann ein Verwalterwechsel sinnvoll ist
Bevor Sie den Aufwand auf sich nehmen, lohnt sich eine ehrliche Einschätzung. Ein Wechsel ist typischerweise dann angezeigt, wenn mehrere der folgenden Punkte zutreffen:
- Die Jahresabrechnung kommt regelmäßig verspätet oder ist fehlerhaft. Wenn Eigentümer immer wieder Korrekturen verlangen müssen, ist die Verwaltung überfordert oder unsorgfältig.
- Die Verwaltung ist nicht erreichbar. Anrufe bleiben unbeantwortet, E-Mails ohne Reaktion, Schadensfälle werden tagelang nicht bearbeitet.
- Die Hausgeldabrechnung wirkt intransparent. Sie verstehen nicht, wofür Geld ausgegeben wird, und der Verwalter erklärt es Ihnen auf Nachfrage nicht zufriedenstellend.
- Wichtige Beschlüsse werden nicht umgesetzt. Beschlossene Sanierungen verzögern sich um Monate oder Jahre, ohne plausible Begründung.
- Die Instandhaltungsrücklage wird nicht professionell verwaltet oder ist intransparent angelegt.
Die rechtliche Grundlage
Maßgeblich ist §26 des Wohnungseigentumsgesetzes (WEG). Danach bestellen die Eigentümer den Verwalter und können ihn jederzeit abberufen. Die Bestellung erfolgt für höchstens fünf Jahre, bei der ersten Bestellung nach Begründung der Wohnungseigentümergemeinschaft für höchstens drei Jahre. Die Abberufung ist – seit der Reform 2020 – jederzeit ohne wichtigen Grund möglich. Der Verwaltervertrag endet automatisch spätestens sechs Monate nach der Abberufung, sofern die Eigentümergemeinschaft nicht ausdrücklich einen späteren Endtermin beschließt.
Die 7 Schritte zum Verwalterwechsel
Vorbereitung
Beirat einbinden und Konsens herstellen
Der erste Schritt ist kein juristischer, sondern ein politischer: Sprechen Sie mit dem Verwaltungsbeirat und einigen weiteren Miteigentümern. Ein Verwalterwechsel braucht später die einfache Mehrheit – und Sie wollen sicher sein, dass diese Mehrheit erreichbar ist, bevor Sie den Prozess in Gang setzen.
Eine kurze schriftliche Notiz, in der Sie die konkreten Probleme mit der aktuellen Verwaltung sachlich auflisten, hilft beim Gespräch mit den Miteigentümern. Vermeiden Sie Vorwürfe – konzentrieren Sie sich auf Fakten: Wann kam welche Abrechnung, welche Schäden wurden wann gemeldet, welche Antworten blieben aus.
Auswahl
Neue Hausverwaltung suchen und Angebote vergleichen
Sobald die Stimmung in der Gemeinschaft passt, beginnt die Suche nach einem neuen Anbieter. Holen Sie zwei bis drei Vergleichsangebote ein. Achten Sie dabei auf:
- Leistungsumfang. Was ist im Pauschalpreis enthalten, was wird zusätzlich berechnet?
- Vertragslaufzeit. Maximal drei Jahre bei Erstbestellung, sonst maximal fünf Jahre.
- Erreichbarkeit. Gibt es einen festen Ansprechpartner? Wie schnell wird auf Anfragen reagiert?
- Regionale Nähe. Eine Verwaltung mit Sitz in der Region kann Vor-Ort-Termine, Schadensbesichtigungen und Eigentümerversammlungen mit deutlich kürzeren Wegen organisieren.
- Referenzen und Qualifikation. IHK-Zertifizierung nach §26a WEG ist ein gutes Signal, ebenso Mitgliedschaften in Berufsverbänden.
Beschluss vorbereiten
Eigentümerversammlung einberufen
Der Wechsel wird in einer Eigentümerversammlung beschlossen – entweder in der ohnehin geplanten ordentlichen Jahresversammlung oder in einer außerordentlichen Versammlung, wenn es schneller gehen soll.
Die Einberufung erfolgt grundsätzlich durch den amtierenden Verwalter. Wenn dieser sich weigert oder nicht reagiert, kann der Beiratsvorsitzende oder dessen Stellvertreter die Versammlung einberufen. Existiert kein Beirat, können Eigentümer mit zusammen mindestens 25 Prozent der Miteigentumsanteile die Einberufung schriftlich verlangen.
Die Ladungsfrist beträgt drei Wochen vor dem Versammlungstermin. Die Tagesordnung muss die geplanten Beschlüsse klar erkennen lassen – konkret etwa: „Abberufung des amtierenden Verwalters” und „Bestellung der neuen Hausverwaltung [Name]”.
Die Versammlung
Beschluss zur Abberufung und Neubestellung
In der Eigentümerversammlung werden zwei Beschlüsse gefasst – getrennt voneinander:
- Abberufung des amtierenden Verwalters. Einfache Mehrheit der abgegebenen Stimmen.
- Bestellung des neuen Verwalters und Genehmigung des Verwaltervertrags. Ebenfalls einfache Mehrheit.
Wichtig ist die saubere Protokollierung beider Beschlüsse. Das Protokoll sollte die genauen Stimmverhältnisse, den Wortlaut der Beschlüsse und das Datum festhalten. Ein erfahrener Verwalter, der die Versammlung moderiert oder begleitet, sorgt dafür, dass keine Formfehler passieren.
Rechtsgeschäft
Vertragskündigung und neuer Verwaltervertrag
Mit der Abberufung beginnt automatisch die gesetzliche Sechs-Monats-Frist, nach der der alte Verwaltervertrag spätestens endet. In der Praxis erfolgt die Übergabe meist deutlich früher – häufig innerhalb von vier bis acht Wochen.
Der neue Verwaltervertrag wird im unmittelbaren Anschluss an die Bestellung unterzeichnet. Achten Sie hier besonders auf folgende Punkte:
- Klare Leistungsbeschreibung – welche Aufgaben sind im Pauschalpreis enthalten?
- Sondervergütungen – welche Tätigkeiten werden gesondert abgerechnet, zu welchen Stundensätzen?
- Kündigungsregelungen – auch der neue Vertrag sollte beidseitig fair gestaltet sein.
- Datenschutz und Kommunikation – wie werden Eigentümerdaten verarbeitet und Informationen weitergegeben?
Übergang
Übergabe von Unterlagen, Konten und Schlüsseln
Der bisherige Verwalter ist gesetzlich verpflichtet, sämtliche Unterlagen herauszugeben, die der Gemeinschaft gehören. Die Übergabe sollte schriftlich protokolliert werden. Im Detail geht es um:
- Eigentümerliste mit Kontaktdaten
- Alle laufenden Verträge (Versicherungen, Wartung, Reinigung, Müllabfuhr)
- Jahresabrechnungen und Wirtschaftspläne der letzten drei bis fünf Jahre
- Sämtliche Beschluss-Sammlungen und Versammlungsprotokolle
- Bankvollmachten und Kontoauszüge
- Bargeldbestände und die Buchhaltung
- Schlüssel zu Gemeinschaftseinrichtungen
- Korrespondenz mit Behörden und Versicherungen
Kostenloser Download
Verwalterwechsel-Checkliste in 7 Schritten
Die vollständige Übergabe-Checkliste als druckbare Vorlage. Geprüft in über 22 Jahren Praxis – nutzen Sie sie für Ihre nächste Eigentümerversammlung.
Neustart
Erste 90 Tage mit der neuen Verwaltung
Die ersten drei Monate sind entscheidend für den Erfolg des Wechsels. Eine seriöse Hausverwaltung wird in dieser Phase:
- Eine vollständige Bestandsaufnahme der Unterlagen vornehmen
- Die laufenden Vorgänge sichten und priorisieren
- Eine erste Objektbegehung mit dem Beirat durchführen
- Die wichtigsten Vertragspartner informieren und bei Bedarf Konditionen prüfen
- Eine kurze schriftliche Statusübersicht erstellen, damit alle Eigentümer wissen, wo die Gemeinschaft steht
Diese 90 Tage sind eine Chance, alte Reibungspunkte aufzuräumen und einen sauberen Neustart zu machen.
Drei häufige Stolpersteine
Auch wenn der Prozess klar strukturiert ist, gibt es drei Punkte, an denen Verwalterwechsel in der Praxis ins Stocken geraten:
Was kostet ein Verwalterwechsel?
Der Wechsel selbst kostet die Gemeinschaft in der Regel nichts. Seriöse Hausverwaltungen bieten die Beratung und Begleitung beim Wechsel kostenfrei an – die Kosten entstehen erst mit dem Start des neuen Verwaltervertrags und sind dann die regulären Verwaltungskosten gemäß Vereinbarung.
Mögliche Zusatzkosten können entstehen, wenn der alte Verwalter die Herausgabe verzögert und gerichtlich durchgesetzt werden muss. Diese Fälle sind aber die Ausnahme – in den allermeisten Wechseln läuft die Übergabe ohne Komplikationen ab.
Eine ausführliche Übersicht über die marktüblichen monatlichen Verwalterhonorare in Dortmund – nach Größe der WEG, mit den aktuellen Branchenstudien CRES und VDIV – finden Sie in unserem Artikel Hausverwaltung Kosten Dortmund 2026.
Häufige Fragen zum Verwalterwechsel
Brauche ich einen wichtigen Grund, um die Hausverwaltung abzuberufen?
Nein. Seit der WEG-Reform vom 1. Dezember 2020 kann die Eigentümergemeinschaft den Verwalter jederzeit ohne Angabe von Gründen abberufen. Die einfache Mehrheit der abgegebenen Stimmen reicht aus. Vor der Reform war ein wichtiger Grund nötig – heute nicht mehr.
Welche Mehrheit ist für den Beschluss nötig?
Die einfache Mehrheit der in der Eigentümerversammlung abgegebenen Stimmen. Stimmenthaltungen und nicht anwesende Eigentümer zählen nicht. Seit der WEG-Reform ist die Versammlung unabhängig von der Anwesenheitsquote beschlussfähig – ein einzelner anwesender Eigentümer kann theoretisch wirksame Beschlüsse fassen.
Was passiert, wenn der amtierende Verwalter sich weigert, eine Eigentümerversammlung einzuberufen?
In diesem Fall kann der Beiratsvorsitzende oder dessen Stellvertreter die Versammlung einberufen. Existiert kein Beirat oder ist dieser ebenfalls untätig, können Eigentümer mit zusammen mindestens 25 Prozent der Miteigentumsanteile die Einberufung schriftlich verlangen oder im Notfall selbst einberufen. Die rechtssichere Form ist hier wichtig – holen Sie im Zweifel anwaltliche oder fachliche Unterstützung.
Wie lange dauert ein Verwalterwechsel insgesamt?
Von der ersten Vorbereitung bis zur vollständigen Übernahme vergehen typischerweise vier bis zwölf Wochen. Wesentliche Faktoren sind der Termin der Eigentümerversammlung, die Geschwindigkeit der Übergabe durch den alten Verwalter und die Größe der Gemeinschaft.
Welche Unterlagen darf der alte Verwalter nicht zurückhalten?
Keine. Der ehemalige Verwalter ist gesetzlich verpflichtet, alle Unterlagen herauszugeben, die zum Eigentum der Gemeinschaft oder einzelner Eigentümer gehören. Dazu zählen die Verwaltungsakten, alle Verträge, Bankvollmachten, Schlüssel und Buchhaltungsbelege. Ein Zurückbehaltungsrecht – etwa wegen offener Honorare – besteht nach gefestigter Rechtsprechung in der Regel nicht.
Was kostet der Wechsel selbst?
Die Beratung und Begleitung durch eine seriöse neue Verwaltung ist üblicherweise kostenlos – die Kosten entstehen erst mit dem Start des neuen Verwaltervertrags. Mögliche Zusatzkosten können entstehen, wenn der alte Verwalter die Herausgabe von Unterlagen verzögert und gerichtlich durchgesetzt werden muss. Diese Fälle sind aber die Ausnahme.
Fazit
Ein Verwalterwechsel ist seit der WEG-Reform 2020 kein juristischer Hürdenlauf mehr. Mit klarem Vorgehen, einer ehrlichen Vorabklärung im Beirat und einer fachkundigen neuen Verwaltung an Ihrer Seite ist der Prozess in vier bis zwölf Wochen abgeschlossen. Die wichtigsten Faktoren sind: rechtzeitige Vorbereitung, saubere Beschlüsse, vollständige Übergabe – und eine neue Verwaltung, die die ersten 90 Tage nutzt, um eine wirklich tragfähige Basis zu schaffen.
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