Hausverwaltung Kosten Dortmund 2026: Was Eigentümer wirklich zahlen

Was kostet eine Hausverwaltung in Dortmund? Eine Frage, auf die es weniger klare Antworten gibt, als man denken sollte. Es gibt zwar bundesweite Branchenstudien zu Verwalterhonoraren – aber kaum belastbare Zahlen, was Eigentümer in Dortmund konkret zahlen sollten. Dieser Artikel füllt diese Lücke. Wir nehmen die beiden wichtigsten Branchenstudien aus 2025 – die CRES-Verwalterentgeltstudie und das VDIV-Branchenbarometer – und ordnen die Werte für den Dortmunder Markt ein. Ohne Marketing-Geschwurbel, ohne ausgedachte Vergleichszahlen.

Das Wichtigste auf einen Blick

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27 bis 42 Euro pro Einheit und Monat

Die CRES-Verwalterentgeltstudie 2025 nennt für neue WEG-Verwalterverträge in Deutschland eine Brutto-Spanne von 27,37 bis 41,65 Euro pro Einheit und Monat – abhängig vor allem von der Objektgröße.
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Zwei Jahre in Folge zweistellige Preissteigerungen

Der VDIV dokumentiert für 2024 und 2025 jeweils rund +12 Prozent Preisanstieg in der WEG-Verwaltung, bei kleinen Objekten teils bis +17 Prozent. Verträge aus Jahren vor 2023 liegen heute deutlich unter dem aktuellen Marktpreis.
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Kleine WEGs zahlen rund 50 Prozent mehr pro Einheit

Eine 4-Parteien-WEG kostet pro Einheit deutlich mehr als ein 40-Parteien-Objekt – weil viele Aufgaben unabhängig von der Größe anfallen. Die Untergrenze für eine kostendeckende Verwaltung liegt bei acht bis neun Einheiten.

Eine Vorbemerkung zur Ehrlichkeit: Wir sind selbst Hausverwaltung in Dortmund. Dieser Artikel ist trotzdem so neutral wie möglich geschrieben – wir nennen die Bandbreiten der Branche, nicht unsere eigenen Preise (die hängen stark vom konkreten Objekt ab). Ziel ist, dass Sie nach der Lektüre wissen, ob ein Angebot fair ist oder nicht – egal, ob es von uns kommt oder von einem anderen Anbieter.

Wofür Sie eigentlich bezahlen

Die meisten Verwalterverträge bestehen aus zwei Teilen: einer monatlichen Grundvergütung pro Einheit und einer Liste von Sondervergütungen für Leistungen, die nicht im Pauschalpreis enthalten sind. Ein faires Angebot regelt beide Teile transparent. Wer nur den Grundpreis vergleicht, tappt regelmäßig in die Falle: Ein günstig wirkender Pauschalpreis kann durch teure Sonderleistungen am Jahresende teurer werden als ein höheres, dafür all-inclusive kalkuliertes Angebot.

Schauen wir uns beide Teile im Detail an.

WEG-Verwaltung: Die monatliche Grundvergütung

Die WEG-Verwaltung ist der anstrengendste der drei Bereiche – und auch der teuerste. Seit der WEG-Reform 2020 ist der Aufwand zusätzlich gestiegen: neue Pflichten zur Beschluss-Sammlung, digitale Versammlungen und eine verpflichtende Fortbildung für jeden Verwalter. All das schlägt sich im Honorar nieder.

Die wichtigste Zahl liefert die CRES-Verwalterentgeltstudie 2025, eine aktuelle Branchenstudie von Haus & Grund und drei Verwalter-Verbänden. Sie nennt für Neuverträge in der WEG-Verwaltung eine Spanne von 27,37 bis 41,65 Euro pro Einheit und Monat brutto. Das sind rund vier Euro mehr pro Einheit als noch 2023. Die Spanne erklärt sich vor allem über die Objektgröße – und die ist mit Abstand der wichtigste Kostentreiber.

ImmoScout24 hat aus Branchen-Honorartabellen die folgende Größen-Übersicht veröffentlicht (Werte in Euro netto pro Einheit und Monat – Quelle: ImmoScout24 Honorartabelle):

WEG-Größe	Spanne (netto)	Mittelwert (netto)
unter 10 Einheiten	21,50 – 30,81	25,58
11 – 19 Einheiten	19,20 – 23,47	21,38
21 – 49 Einheiten	17,72 – 21,28	19,67
50 – 99 Einheiten	16,67 – 19,67	18,37
über 100 Einheiten	15,58 – 17,82	17,10

Mit Mehrwertsteuer drauf liegen die Werte rund 19 Prozent höher. Eine 15-Einheiten-WEG bezahlt nach diesen Werten typischerweise zwischen 23 und 28 Euro netto pro Einheit – mit Mehrwertsteuer also rund 27 bis 33 Euro brutto.

Bei sehr kleinen Eigentümergemeinschaften greift die CRES-Studie noch deutlich höher: Für WEGs mit weniger als zehn Einheiten verlangen Verwalter in Neuverträgen teils bis zu 48 Euro pro Einheit und Monat oder eine Mindestpauschale von 480 Euro pro Monat. Der Hintergrund: Eine WEG ist nach Aussage der befragten Verwalter erst ab etwa acht bis neun Einheiten überhaupt kostendeckend zu betreuen. Mindestpauschalen für Kleinst-WEGs liegen branchenweit zwischen 150 und 250 Euro pro Monat.

Mietverwaltung: Anders kalkuliert, oft günstiger pro Einheit

In der Mietverwaltung haben sich zwei Abrechnungsmodelle parallel etabliert. Welches Modell Sie angeboten bekommen, hängt stark vom einzelnen Verwalter ab.

Modell A: Pauschale pro Einheit. Die ImmoScout24-Honorartabelle nennt für die Mietverwaltung folgende Spannen (netto pro Einheit und Monat): unter 10 Einheiten zwischen 15 und 40 Euro (Mittelwert 22,74 Euro), 11 bis 30 Einheiten zwischen 15 und 30 Euro (Mittelwert 25 Euro), 31 bis 60 Einheiten zwischen 14 und 25 Euro (Mittelwert 19,53 Euro). Das VDIV-Branchenbarometer 2024 nennt als Mittelwert für 2023 26,74 Euro pro Einheit und Monat.

Modell B: Prozentual auf die Miete. Hier liegt die übliche Spanne bei 5 bis 8 Prozent der Nettokaltmiete. Bei einer Wohnung mit 800 Euro Nettokaltmiete macht das 40 bis 64 Euro pro Monat aus – also durchaus mehr als das Pauschal-Modell, je nach Mietniveau.

Warum die Mietverwaltung anders kalkuliert ist als die WEG-Verwaltung: Hier kommt der Aufwand vor allem aus dem Tagesgeschäft – Mieterwechsel, Mahnungen, Reparaturen, Mietanpassungen, Betriebskostenabrechnungen. Bei der WEG ist es eher der politische Beschluss-Prozess, der Zeit kostet. Der Vermieter trägt das Haftungsrisiko allein, während es in der WEG auf alle Eigentümer verteilt ist. Daraus ergeben sich unterschiedliche Honorarstrukturen.

Auch hier ist die Größe entscheidend: Laut CRES-Studie liegen die Honorare bei kleinen Mietobjekten (unter zehn Einheiten) rund 40 Prozent über den Sätzen großer Objekte – ähnlich wie bei der WEG-Verwaltung, aber etwas schwächer ausgeprägt.

Sondereigentumsverwaltung: Aufschlag oder eigenständig

Die Sondereigentumsverwaltung (SEV) ist der dritte Bereich – und der am wenigsten einheitlich geregelte. Sie kommt typischerweise dann zum Einsatz, wenn ein Eigentümer seine Eigentumswohnung vermietet, aber nicht selbst vor Ort die Mieterbetreuung übernehmen kann oder will – etwa weil er weiter weg wohnt.

Für die Preisstruktur gibt es zwei Szenarien:

Szenario 1 – SEV gekoppelt mit WEG-Mandat: Der Verwalter macht ohnehin schon die WEG-Verwaltung des Hauses und übernimmt zusätzlich die SEV für eine einzelne Wohnung. Hier liegt der typische Aufschlag laut ImmoScout24 bei rund 22 Euro pro Einheit und Monat zusätzlich zur WEG-Vergütung. Die Spanne reicht von 5 bis 60 Euro – je nach Umfang der vereinbarten Mieterbetreuung.

Szenario 2 – Eigenständige SEV ohne WEG-Mandat: Der Verwalter betreut nur die einzelne Eigentumswohnung, ohne mit der WEG des Hauses verbunden zu sein. Hier liegt die Spanne nach Branchenangaben bei 40 bis 50 Euro pro Einheit und Monat brutto – sie ist faktisch eine Vollmietverwaltung mit allen Aufgaben. Alternativ wird auch hier prozentual abgerechnet (5 bis 8 Prozent der Nettokaltmiete).

In der Praxis ist Szenario 1 deutlich häufiger. Wer eine Eigentumswohnung vermietet und das Haus von einer kompetenten WEG-Verwaltung betreuen lässt, fährt mit der gekoppelten SEV meist am günstigsten.

Sondervergütungen: Wo die Rechnung am Jahresende anders aussieht als geplant

Hier liegt der Bereich, in dem Eigentümer am häufigsten überrascht werden – und in dem unseriöse Anbieter am meisten verdienen. Sondervergütungen sind Leistungen, die nicht in der monatlichen Grundvergütung enthalten sind und extra berechnet werden. Die CRES-Studie 2025 zeigt klar: Sondervergütungen sind die Regel, nicht die Ausnahme. 98 Prozent aller WEG-Verwalter stellen außerordentliche Eigentümerversammlungen extra in Rechnung, 95 Prozent berechnen Sanierungsbegleitungen ab einem Auftragswert von 5.000 Euro gesondert.

Die folgenden Werte sind branchenübliche Größenordnungen aus mehreren Quellen (erste-hausverwaltung.de, hausverwalter-vermittlung.de, ImmoScout24, CRES). Sie dienen der Orientierung – im konkreten Verwaltervertrag müssen die Beträge ausdrücklich geregelt sein.

Leistung	Übliche Vergütung
Außerordentliche Eigentümerversammlung	150 – 500 € (großes Objekt mehr)
Mahnschreiben (außergerichtlich)	10 – 15 € pro Schreiben
Gerichtliches Mahnverfahren	ca. 150 € pauschal
Veräußerungszustimmung (Verkauf einer Einheit)	175 – 300 € netto
Sanierungsbegleitung / Bauleitung	3 – 5 % des Auftragsvolumens
Sonderumlage-Abwicklung	bis 3 % des Umlagebetrags
Bescheinigung haushaltsnahe Dienstleistungen (§35a)	ca. 25 € pro Bescheinigung

Was die Spanne erklärt – Kostentreiber im Detail

Wenn die CRES-Studie eine Brutto-Spanne von 27 bis 42 Euro pro Einheit nennt, fragt man sich zu Recht: Was unterscheidet eigentlich ein Angebot am unteren Ende von einem am oberen Ende? Sechs Faktoren erklären den größten Teil der Bandbreite:

Objektgröße. Wie oben gezeigt: Kleine WEGs sind pro Einheit rund 50 Prozent teurer als große. Dieser Effekt überlagert alle anderen.
Personalkosten und Fachkräftemangel. Der VDIV nennt diesen Punkt in mehreren Branchenbarometern als wichtigsten Kostentreiber. 88 Prozent der Verwaltungen berichten von hoher bis sehr hoher Auslastung – ein Plus von zehn Prozentpunkten gegenüber 2021. Wer qualifiziertes Personal halten will, muss zahlen.
Gesetzliche Anforderungen. WEG-Reform 2020, Heizungsgesetz, verpflichtende Fortbildung von 20 Stunden pro Jahr nach §26a WEG, neue Datenschutz-Standards – all das hat den Pflichten-Katalog spürbar verschärft.
Digitalisierung. Moderne Verwaltungs-Software (mit Eigentümerportal, digitaler Beschluss-Sammlung, Online-Versammlungen) kostet laut CRES schnell vierstellige Beträge pro Monat. Diese Kosten landen entweder im Honorar – oder sie werden durch Verzicht auf Modernisierung gespart, was wiederum die Servicequalität drückt.
Zustand und Alter des Objekts. Sanierungsbedürftige WEGs mit komplizierter Beschlusslage erzeugen mehr Aufwand und schlagen sich im Preis nieder.
Region. Süddeutschland (Bayern, Baden-Württemberg) sowie Hamburg und Berlin liegen am oberen Ende der Spanne. Ostdeutschland und ländliche Regionen am unteren. NRW – und damit auch Dortmund – liegt nach Marktbeobachtung leicht unter dem Bundesschnitt, aber nicht so weit darunter wie etwa Mecklenburg-Vorpommern.

Warum die Preise 2024 und 2025 so stark gestiegen sind

Die wichtigste Entwicklung der letzten zwei Jahre: Die Preise für Hausverwaltungen sind branchenweit deutlich gestiegen. Der VDIV hat in seinen Branchenbarometern Folgendes dokumentiert:

2024: Geplante Preisanhebungen in der WEG-Bestandsverwaltung +12,6 Prozent, in Neuverträgen +10,4 Prozent, bei kleinen Objekten unter zehn Einheiten +16,4 Prozent (Quelle: VDIV-Branchenbarometer 2024).
2025: Erneute Preisanhebung WEG-Bestand rund +12 Prozent, kleine Objekte teils bis +17 Prozent (Quelle: VDIV-Branchenbarometer 2025).
CRES 2025: WEG-Neuverträge liegen heute rund vier Euro pro Einheit über dem Bestand 2023, Mietverwaltung-Neuverträge rund 5,50 Euro pro Einheit darüber.

Zwei Jahre in Folge zweistellige Preissteigerungen – das ist in dieser Branche historisch ungewöhnlich. Der VDIV merkt in seiner Pressemitteilung vom 12. September 2025 ausdrücklich an, dass auch diese Anpassungen “nicht ausreichen, um die gestiegenen Kosten für qualifiziertes Personal und Digitalisierung zu decken”. Weitere Preisbewegungen sind also wahrscheinlich.

Die praktische Folge für Eigentümer: Wer einen Verwaltervertrag aus den Jahren vor 2023 hat, zahlt heute deutlich unter dem aktuellen Marktpreis. Bei der nächsten Vertragsverlängerung – oder spätestens bei einem Verwalterwechsel – wird sich dieser Abstand schließen. Ein scheinbar günstiges Bestandsangebot ist heute oft nichts anderes als ein eingefrorenes Honorar von vor zwei Jahren.

Was Eigentümer in Dortmund konkret zahlen

Vorab eine Ehrlichkeit, die in vielen Ratgebern fehlt: Es gibt keine offizielle Dortmund-Statistik zu Verwalterhonoraren. Weder die IHK Dortmund noch Haus & Grund Dortmund veröffentlichen lokale Vergleichswerte. Was wir hier nennen, ist eine Marktbeobachtung – abgeleitet aus den Bundesdaten (CRES 2025, VDIV 2025), aus regionalen Tendenzen für NRW und aus dem öffentlich zugänglichen Preisniveau weniger Dortmunder Anbieter, die ihre Preise online stellen.

Auf dieser Grundlage ergeben sich für 2026 folgende Korridore:

Mittelgroße WEGs (10–30 Einheiten): rund 22 bis 30 Euro pro Einheit und Monat brutto
Kleine WEGs (unter 10 Einheiten): rund 30 bis 48 Euro pro Einheit und Monat brutto (oder Mindestpauschale 150–250 Euro)
Große WEGs (50+ Einheiten): rund 17 bis 22 Euro pro Einheit und Monat brutto
Mietverwaltung pro Einheit: rund 20 bis 30 Euro pro Einheit und Monat netto – oder alternativ 5–8 Prozent der Nettokaltmiete
SEV-Aufschlag (gekoppelt mit WEG-Mandat): rund 20 bis 25 Euro pro Einheit und Monat zusätzlich

Diese Werte liegen ziemlich genau auf dem NRW-Schnitt, der wiederum leicht unter dem süddeutschen Niveau und deutlich unter Hamburg und Berlin liegt. Wer in Dortmund ein Angebot über diesen Korridoren erhält, sollte gezielt nachfragen, welche Leistungen das höhere Honorar rechtfertigen – das ist nicht automatisch unseriös, aber es muss begründbar sein. Wer ein Angebot deutlich unter diesen Korridoren erhält, sollte den Sondervergütungs-Katalog besonders genau prüfen. Auch im weiteren Ruhrgebiet – Bochum, Essen, Hagen, Witten, Lünen, Unna – gilt ein vergleichbares Preisniveau, mit kleinen Schwankungen nach oben oder unten je nach Stadt.

Worauf Sie bei einem neuen Angebot achten sollten

Wenn Sie gerade Verwalter-Angebote vergleichen – etwa weil ein Wechsel ansteht – sollten Sie die folgenden sieben Punkte in jedem Angebot wiederfinden. Eine ausführliche Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Wechsel selbst finden Sie in unserem Ratgeber-Artikel Hausverwaltung wechseln: Anleitung in 7 Schritten.

Was ist im Pauschalpreis enthalten? Fordern Sie eine vollständige, schriftliche Liste an. Eigentümerversammlung, Jahresabrechnung, Beschluss-Sammlung, Routine-Korrespondenz, Buchhaltung, Versicherungs-Schadenmeldungen – das alles sollte enthalten sein.
Welche Sondervergütungen sind möglich? Mit konkreten Beträgen. Eine Klausel, die “weitere Leistungen nach Aufwand” zulässt, ohne den Aufwand zu definieren, ist ein Warnsignal.
Stundensätze für Sonderaufgaben. Wenn der Verwalter Stundensätze für Geschäftsführer und Sachbearbeiter ausweist (üblich sind branchenweit etwa 50 bis 80 Euro netto), sollten diese im Vertrag stehen.
Mindestpauschale. Existiert eine, ab wie vielen Einheiten greift sie? Bei kleinen WEGs ist sie üblich – aber sie muss klar beziffert sein.
Vertragslaufzeit. Maximal drei Jahre bei der Erstbestellung einer neuen WEG, sonst maximal fünf Jahre nach §26 WEG. Längere Laufzeiten sind unzulässig.
Erreichbarkeit und Ansprechpartner. Gibt es einen festen Ansprechpartner? Wie schnell reagiert die Verwaltung auf E-Mails und Schadensmeldungen?
Qualifikation. IHK-Zertifizierung nach §26a WEG, Mitgliedschaft in einem Berufsverband (BVI, VDIV, IVD), Nachweis der Pflichtfortbildung von 20 Stunden pro Jahr.

Häufige Fragen zu den Kosten

Was kostet eine Hausverwaltung in Dortmund pro Wohneinheit und Monat?

Die Spanne liegt nach aktuellen Branchenwerten bei rund 17 bis 48 Euro pro Einheit und Monat brutto – abhängig von der Größe der Wohnungseigentümergemeinschaft. Die CRES-Verwalterentgeltstudie 2025 nennt für Neuverträge in der WEG-Verwaltung eine Spanne von 27,37 bis 41,65 Euro pro Einheit und Monat. In Dortmund liegen mittelgroße WEGs (10–30 Einheiten) nach Marktbeobachtung typischerweise im Korridor von 22 bis 30 Euro pro Einheit – leicht unter dem süddeutschen Niveau.

Warum sind kleine Eigentümergemeinschaften pro Einheit teurer als große?

Weil ein großer Teil der Arbeit (Eigentümerversammlung, Jahresabrechnung, gesetzliche Pflichten, Software, Versicherungen) unabhängig von der Anzahl der Einheiten anfällt. Diese Fixkosten verteilen sich bei einer 4-Parteien-WEG auf vier Schultern, bei einer 40-Parteien-WEG auf vierzig. Laut CRES-Studie 2025 zahlen WEGs unter zehn Einheiten pro Einheit rund 50 Prozent mehr als große Objekte. Branchen-Faustregel: Eine WEG ist ab acht bis neun Einheiten überhaupt kostendeckend zu verwalten.

Warum sind die Verwaltungskosten 2024 und 2025 so stark gestiegen?

Der VDIV (Verband der Immobilienverwalter Deutschland) hat in seinen Branchenbarometern 2024 und 2025 zwei Jahre in Folge zweistellige Preissteigerungen dokumentiert: rund +12 Prozent in 2024 und nochmals rund +12 Prozent in 2025, bei kleinen Objekten teils bis +17 Prozent. Hauptgründe sind nach Angaben des VDIV Personalkosten und Fachkräftemangel, neue gesetzliche Anforderungen (WEG-Reform 2020, Heizungsgesetz, verpflichtende Fortbildung nach §26a WEG) sowie hohe laufende Kosten für Digitalisierung. Eigentümer mit Verwalterverträgen aus Jahren vor 2023 zahlen heute in der Regel deutlich unter dem aktuellen Marktpreis.

Was sind Sondervergütungen und wie hoch sind sie üblicherweise?

Sondervergütungen sind Honorare für Leistungen, die nicht in der monatlichen Grundvergütung enthalten sind. Typische Beispiele: außerordentliche Eigentümerversammlung (rund 150 bis 500 Euro je nach Aufwand), Mahnschreiben (10 bis 15 Euro pro Schreiben), gerichtliches Mahnverfahren (etwa 150 Euro pauschal), Sanierungsbegleitung (3 bis 5 Prozent des Auftragsvolumens), Veräußerungszustimmung (175 bis 300 Euro netto). Die CRES-Studie 2025 zeigt, dass nahezu alle Verwalter solche Positionen extra abrechnen – sie gehören zum Standard und sollten im Verwaltervertrag transparent geregelt sein.

Sind die Kosten der Hausverwaltung als Betriebskosten auf Mieter umlegbar?

Nein. Reine Verwaltungskosten sind nach §1 Absatz 2 Nr. 1 der Betriebskostenverordnung ausdrücklich keine Betriebskosten und dürfen daher nicht auf den Mieter umgelegt werden. Vermieter können die Kosten aber als Werbungskosten in der Steuererklärung absetzen. Selbstnutzer können bestimmte verwaltungsnahe Leistungen über §35a EStG (haushaltsnahe Dienstleistungen) anteilig steuerlich geltend machen – die meisten Verwaltungen stellen dafür eine entsprechende Bescheinigung aus.

Wie kann ich verschiedene Verwalter-Angebote fair miteinander vergleichen?

Vergleichen Sie nicht nur die monatliche Grundvergütung. Fordern Sie für jedes Angebot eine vollständige Liste aller Sondervergütungen, die Stundensätze für Sonderleistungen, die Vertragslaufzeit und die genaue Leistungsbeschreibung an. Fragen Sie konkret nach: Was ist im Pauschalpreis enthalten – und was nicht? Gibt es eine Mindestpauschale? Wie wird eine außerordentliche Eigentümerversammlung berechnet? Erst wenn diese Punkte klar sind, lassen sich Angebote sinnvoll vergleichen. Ein günstiger Grundpreis mit teuren Extras ist am Ende oft teurer als ein höherer Grundpreis ohne viel Zusatzkosten.

Fazit

Wer 2026 in Dortmund eine Hausverwaltung beauftragt, sollte sich auf ein deutlich höheres Preisniveau einstellen als noch vor zwei Jahren. Die Branche hat zwei Jahre in Folge zweistellige Preissteigerungen verarbeitet – Personalkosten, Digitalisierung und neue gesetzliche Pflichten lassen sich nicht wegoptimieren. Wer einen Bestandsvertrag aus Jahren vor 2023 hat, zahlt heute meist deutlich unter dem aktuellen Marktpreis. Spätestens bei der nächsten Vertragsverlängerung wird sich diese Lücke schließen.

Wichtig ist nicht der niedrigste Grundpreis, sondern die Summe aller Komponenten – Grundvergütung plus realistisch zu erwartende Sondervergütungen, gemessen an der konkreten WEG. Ein transparenter Verwaltervertrag mit klar geregelten Sondervergütungen ist mehr wert als ein scheinbar günstiges Angebot mit offenem Aufwands-Kalkül. Und: Eine Hausverwaltung, die Ihnen ihre Honorarstruktur nicht in Ruhe und schriftlich erklären will, ist nicht die richtige.

Wenn Sie unsicher sind, ob Ihr aktuelles Honorar oder ein konkretes neues Angebot marktgerecht ist – wir schauen es uns gerne unverbindlich für Sie an. Die Beratung kostet Sie nichts, und Sie entscheiden danach selbst, was Sie damit machen.