Den Verwaltervertrag liest kaum jemand, bevor er ihn unterschreibt. Das ist verständlich – die Texte sind oft lang, juristisch und unübersichtlich. Es ist aber auch riskant: Der Vertrag bestimmt die nächsten drei bis fünf Jahre, wie viel Sie zahlen, was Sie im Gegenzug bekommen und wie schnell Sie wieder rauskommen, wenn etwas schiefläuft. Dieser Artikel führt Sie durch die zwölf Klauseln, die wirklich zählen – mit Verweisen auf Gesetz und Rechtsprechung, ohne Anwalts-Deutsch.
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§ 26 Absatz 5 WEG ist zwingendes Recht
Höchstlaufzeit (3 Jahre Erstbestellung, 5 Jahre Wiederbestellung) und das Abberufungsrecht jederzeit ohne Grund können vertraglich nicht ausgehebelt werden. Klauseln, die das versuchen, sind nichtig.
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Bestellungsbeschluss und Vertrag sind getrennt
Der BGH hat 2019 entschieden, dass eine schlechte Vertragsklausel den Bestellungsbeschluss nicht kippt (Trennungstheorie). Sie können einzelne Klauseln aber separat angreifen, wenn der Verwalter sie konkret anwendet.
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Seit 1. Juni 2024 muss der Verwalter zertifiziert sein
Die Übergangsfrist für die §26a-WEG-Zertifizierung ist abgelaufen. Jeder einzelne Eigentümer kann die Bestellung eines zertifizierten Verwalters verlangen.
Eine Vorbemerkung: Wir sind selbst Hausverwaltung in Dortmund und kennen die Branche von innen. Dieser Artikel ist trotzdem so neutral wie möglich geschrieben – wir nennen Gesetze, Urteile und die marktüblichen Standards, nicht unsere eigenen Vertragstexte. Ziel ist, dass Sie nach der Lektüre wissen, woran Sie ein faires Angebot von einem mit versteckten Fußangeln unterscheiden.
Warum der Verwaltervertrag so wichtig ist
Der Verwaltervertrag ist juristisch ein Geschäftsbesorgungsvertrag nach §675 BGB. Das klingt trocken, hat aber praktische Folgen: Über die Verweise auf §§ 666, 667 BGB ist der Verwalter zur Auskunft und zur Herausgabe alles Erlangten verpflichtet – also zu Reporting, Belegeinsicht, Schlüsselübergabe, Konto-Übertragung. Diese Pflichten gelten auch dann, wenn der Vertrag selbst nichts dazu sagt.
Was im Vertrag steht, regelt darüber hinaus zwei Dinge: erstens, welche Tätigkeiten überhaupt zur Pauschal-Vergütung gehören und welche extra berechnet werden; zweitens, wie Sie wieder aus der Verbindung herauskommen, wenn die Zusammenarbeit nicht funktioniert. Beides klingt selbstverständlich, ist es in der Praxis aber selten.
Ein häufiges Missverständnis vorab: Der Bestellungsbeschluss der Eigentümerversammlung und der Verwaltervertrag sind rechtlich zwei verschiedene Akte – das hat der BGH in seinem Urteil vom 5. Juli 2019 (Aktenzeichen V ZR 278/17) klargestellt. Wenn Sie also nach der Versammlung feststellen, dass im Vertragstext etwas Unerfreuliches steht, können Sie nicht einfach den Bestellungsbeschluss anfechten und so den Vertrag aushebeln. Sie müssen die einzelne Klausel angreifen, wenn der Verwalter sie konkret anwendet. Eigentümer sollten den Vertrag also vor der Beschlussfassung lesen, nicht erst danach.
Die 12 Klauseln im Überblick
Die folgenden zwölf Klauseln decken die wichtigsten Stellschrauben in einem Verwaltervertrag ab. Fünf davon stufen wir als kritisch ein – bei diesen lohnt sich die Zeit für eine sorgfältige Prüfung am meisten.
| # | Klausel | Worum es geht | Risiko-Level |
|---|---|---|---|
| 1 | Vertragsparteien | Wer schließt mit wem ab | Standard |
| 2 | Vertragslaufzeit | Laufzeit-Höchstgrenzen | Kritisch |
| 3 | Abberufung und Kündigung | Wie Sie wieder rauskommen | Kritisch |
| 4 | Automatische Verlängerung | Versteckte Bindung | Kritisch |
| 5 | Aufgaben- und Leistungsbeschreibung | Was im Pauschalpreis steckt | Wichtig |
| 6 | Grundvergütung | Höhe und Anpassungsmechanismus | Wichtig |
| 7 | Sondervergütungen | Was extra berechnet wird | Kritisch |
| 8 | Stundensätze | Sätze für Sonderaufgaben | Wichtig |
| 9 | Bankvollmachten | Wer Geld bewegen darf | Kritisch |
| 10 | Vermögensschadenhaftpflicht | Versicherungsschutz | Wichtig |
| 11 | Berichts- und Auskunftspflichten | Reporting an Beirat und Eigentümer | Wichtig |
| 12 | Vertragsende und Übergabe | Wie Sie sauber rauskommen | Wichtig |
Im Folgenden gehen wir die fünf kritischen Klauseln im Detail durch, danach die sieben übrigen in Kurzform.
Die fünf kritischen Klauseln im Detail
Klausel 2 – Vertragslaufzeit
Die Höchstlaufzeit ist gesetzlich festgeschrieben: §26 Absatz 2 WEG erlaubt eine Verwalterbestellung von höchstens fünf Jahren, bei der ersten Bestellung nach Begründung der WEG (typischerweise nach einem Neubau) höchstens drei Jahren. Diese Werte sind nach §26 Absatz 5 WEG zwingend – das heißt, vertragliche Abweichungen sind nichtig. Eine Klausel, die eine Laufzeit von zehn Jahren oder eine “unbefristete” Bestellung vorsieht, wird automatisch auf das gesetzliche Höchstmaß reduziert. Der Verwalter darf trotzdem nicht so tun, als wäre alles in Ordnung.
Worauf zu achten ist: Vertragsbeginn und -ende sollten synchron mit dem Bestellungsbeschluss laufen. Wenn der Vertrag eine längere Laufzeit als die Bestellung hat, hängt er rechtlich in der Luft, sobald die Bestellung ausläuft. Eine saubere Klausel lautet: “Der Vertrag beginnt mit der Wirksamkeit der Bestellung und endet mit deren Ablauf.”
Klausel 3 – Abberufung und Kündigung
Seit der WEG-Reform 2020 können Eigentümer den Verwalter jederzeit ohne Angabe von Gründen abberufen (§26 Absatz 3 Satz 1 WEG). Vor der Reform war ein wichtiger Grund nötig – die Streitigkeiten darüber, was wichtig genug ist, waren Standardthema vor den Wohnungseigentumsgerichten. Heute reicht die einfache Mehrheit der abgegebenen Stimmen in der Eigentümerversammlung. Nach der Abberufung endet der Vertrag spätestens sechs Monate später – auch das ist gesetzlich festgeschrieben und unabdingbar.
Worauf zu achten ist: Eine Klausel, die das Abberufungsrecht an einen “wichtigen Grund” knüpft, ist nichtig. Ebenso unzulässig sind Klauseln wie “Kündigungsverzicht für die gesamte Vertragslaufzeit” oder “der Verwalter kann den Abberufungsbeschluss anfechten”. Ein gut formulierter Vertrag wiederholt die gesetzliche Lage entweder wortgleich oder verweist explizit auf §26 Absatz 3 WEG. Praktisch günstig ist außerdem eine ordentliche Kündigungsfrist – etwa drei Monate zum Quartalsende –, weil Sie damit gar nicht erst auf die gesetzliche Sechs-Monats-Wartezeit warten müssen.
Klausel 4 – Automatische Verlängerung
Manche Verträge enthalten Klauseln nach dem Muster: “Wird der Vertrag nicht spätestens drei Monate vor Ablauf gekündigt, verlängert er sich automatisch um weitere fünf Jahre.” Solche Klauseln umgehen das Erfordernis eines neuen Bestellungsbeschlusses und kollidieren zusätzlich mit §309 Nr. 9 BGB: In Allgemeinen Geschäftsbedingungen sind Verlängerungsklauseln mit fester Laufzeit unzulässig.
Worauf zu achten ist: Eine saubere Klausel stellt klar, dass eine Verlängerung nur durch einen neuen Bestellungsbeschluss möglich ist. “Stillschweigende Verlängerung” hat im Verwaltervertrag nichts verloren. Wenn Sie eine automatische Verlängerungsklausel im Angebot finden, ist das ein verlässliches Warnsignal für die Qualität des restlichen Vertragstextes.
Klausel 7 – Sondervergütungen
Hier wird es interessant – und ein bisschen kompliziert. Der BGH hat in seinem Urteil vom 11. Juni 2021 (Aktenzeichen V ZR 215/20) eine modulare Vergütungsstruktur für zulässig erklärt: Pauschalvergütung plus klar definierte Sondervergütungen. Der BGH nannte als Beispiele: rund 700 Euro für eine außerordentliche Eigentümerversammlung, 4 Prozent (bei externer Bauleitung 2 Prozent) bei Bauprojekten ab 10.000 Euro, 65 Euro Stundensatz für Gerichtsverfahren, 4 Prozent der Schadenssumme (gedeckelt bei 5.000 Euro) für Versicherungsschadenabwicklung. Eine konkrete Übersicht der marktüblichen Sätze für Dortmund finden Sie in unserem Artikel Hausverwaltung Kosten Dortmund 2026.
Worauf zu achten ist: Ein fairer Vertrag enthält einen abschließenden Katalog der Sondervergütungstatbestände mit konkreten Euro-Beträgen oder Prozentsätzen plus Obergrenzen. Pauschale Klauseln wie “weitere Leistungen werden nach Aufwand abgerechnet” sind ein klares Warnsignal – das OLG Düsseldorf hat eine zu vage Sondervergütungs-Klausel bereits 2002 (Aktenzeichen 3 Wx 364/02) wegen mangelnder Bestimmtheit für unwirksam erklärt. Das Urteil ist alt, aber bis heute zitierter Maßstab.
Klausel 9 – Bankvollmachten und Treuhandkonto
WEG-Gelder müssen als offenes Treuhandkonto auf den Namen der WEG geführt werden – nicht auf den Namen des Verwalters, auch nicht als “internes Treuhandkonto”. Diese Vorgabe ergibt sich aus ständiger Rechtsprechung und ist Bestandteil ordnungsmäßiger Verwaltung. Kontoinhaber ist also die WEG, der Verwalter hat lediglich Vollmacht – und die kann mit der Abberufung sofort entzogen werden.
Worauf zu achten ist: Die Konten sollten ausdrücklich auf “WEG [Adresse]” lauten. Die Verfügungsbefugnis des Verwalters sollte betragsmäßig begrenzt sein – zum Beispiel bis 5.000 Euro pro Vorgang, darüber Beirats-Mitzeichnung oder Doppelunterschrift. Bewirtschaftungs- und Rücklagenkonto sollten getrennt geführt werden. Konten auf den Namen des Verwalters, unbegrenzte Bankvollmachten oder fehlende Beirats-Mitsprache bei größeren Beträgen sind Warnsignale, die im Schadensfall richtig teuer werden können.
Die sieben übrigen Klauseln in Kurzform
Klausel 1 – Vertragsparteien
Vertragspartner des Verwalters ist seit der WEG-Reform 2020 die Wohnungseigentümergemeinschaft selbst (§9a Absatz 1 WEG), nicht die einzelnen Eigentümer. Im Vertragskopf muss die WEG mit Adresse und gegebenenfalls Grundbuchblatt benannt sein. Klauseln, die einzelne Eigentümer als Vertragspartei aufführen, sind systemwidrig und sollten korrigiert werden.
Klausel 5 – Aufgaben- und Leistungsbeschreibung
Der Vertrag sollte einen konkreten Leistungskatalog mit Häufigkeiten enthalten – etwa “eine ordentliche Eigentümerversammlung pro Jahr”, “mindestens eine Objektbegehung pro Jahr mit Protokoll”, “Erstellung von Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung und Vermögensbericht nach §28 WEG”. Pauschale Verweise auf “alle Aufgaben gemäß §§ 27, 28 WEG” reichen nicht – der gesetzliche Eigenkompetenzbereich des Verwalters nach §27 WEG ist seit der Reform 2020 sehr eng gefasst.
Klausel 6 – Grundvergütung
Die monatliche Grundvergütung muss klar in Euro pro Wohneinheit angegeben sein, idealerweise mit Trennung zwischen Wohnung, Tiefgaragenstellplatz und Gewerbe. Eine Indexierung an den Verbraucherpreisindex ist zulässig, wenn sie an einen klaren Anpassungsmechanismus mit Wartefristen und Mindestabständen geknüpft ist. Einseitige Erhöhungsrechte nach billigem Ermessen des Verwalters sind unzulässig – sie scheitern an der AGB-Kontrolle nach §307 BGB. Marktübliche Sätze für Dortmund und das Ruhrgebiet finden Sie ebenfalls in unserem Kosten-Artikel verlinkt oben.
Klausel 8 – Stundensätze und Aufwendungsersatz
Stundensätze sollten konkret im Vertrag stehen – marktüblich sind branchenweit etwa 50 bis 80 Euro netto für Geschäftsführer und Sachbearbeiter. Aufwendungen wie Porto und Kopien dürfen nur in tatsächlicher Höhe abgerechnet werden, nicht mit Aufschlag. “5 Euro pro Kopie” ist ein Warnsignal – §670 BGB erlaubt nur den Ersatz tatsächlicher notwendiger Aufwendungen, keinen Gewinnaufschlag.
Klausel 10 – Vermögensschadenhaftpflicht
Wohnimmobilienverwalter sind nach §34c Gewerbeordnung in Verbindung mit §15 der Makler- und Bauträgerverordnung berufsrechtlich verpflichtet, eine Berufshaftpflichtversicherung zu unterhalten – mindestens 500.000 Euro Deckungssumme pro Schaden, eine Million Euro pro Jahr. Ein guter Vertrag bestätigt das Bestehen der Versicherung mit Versicherer und Vertragsnummer und enthält die Pflicht, die Police auf Anforderung vorzulegen. Haftungsausschlüsse für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit sind nach §309 Nr. 7 BGB absolut unzulässig.
Klausel 11 – Berichts- und Auskunftspflichten
Die laufende Auskunfts- und Rechenschaftspflicht ergibt sich bereits aus §666 BGB in Verbindung mit §675 BGB – sie ist also Gesetz, auch wenn der Vertrag schweigt. Ein guter Vertrag konkretisiert das aber: regelmäßiges Reporting an den Beirat (etwa quartalsweise), Anwesenheitspflicht des Verwalters bei Beiratssitzungen, Frist für die Übergabe von Buchhaltungsunterlagen nach Anforderung (zum Beispiel 14 Tage), digitale Bereitstellung über ein Eigentümerportal. Klauseln, die das Einsichtsrecht des einzelnen Eigentümers einschränken, sind unwirksam.
Klausel 12 – Vertragsende und Übergabe
Bei Vertragsende muss der Verwalter nach §667 BGB alles herausgeben, was er aus dem Mandat erlangt hat – Unterlagen, Belege, Schlüssel, Konto-Vollmachten, Geld. Diese Pflicht ist zwingend und kann nicht mit einem Zurückbehaltungsrecht wegen offener Honorarforderungen umgangen werden. Ein guter Vertrag setzt zusätzlich eine konkrete Frist (etwa vier Wochen nach Vertragsende), verlangt ein beidseitig unterschriebenes Übergabeprotokoll und schließt “Bearbeitungsgebühren für die Übergabe” ausdrücklich aus. Wenn Sie ohnehin einen Wechsel planen: Eine vollständige Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie in unserem Artikel Hausverwaltung wechseln: Anleitung in 7 Schritten.
Der Mustervertrag von Haus & Grund und VDIV als Maßstab
Wer einen Verwaltervertrag prüfen will, ohne selbst Jurist zu sein, hat einen verlässlichen Bezugspunkt: den gemeinsamen Mustervertrag von Haus & Grund Deutschland und dem Verband der Immobilienverwalter Deutschland (VDIV). Er ist nach der WEG-Reform 2020 und unter Berücksichtigung der aktuellen BGH-Rechtsprechung überarbeitet worden und gilt branchenweit als Referenz für faire Verwalterverträge. Wenn das Ihnen vorgelegte Angebot in den entscheidenden Punkten deutlich davon abweicht – kürzere Übergabefristen, weniger Auskunftspflichten, weitere Sondervergütungstatbestände – sollten Sie nachfragen, warum.
Häufige Fragen zum Verwaltervertrag
Welche Klauseln im Verwaltervertrag sind unwirksam?
Unwirksam sind vor allem Klauseln, die das gesetzliche Abberufungsrecht nach §26 Absatz 3 WEG einschränken (zum Beispiel die Bindung an einen wichtigen Grund), Vertragslaufzeiten über fünf Jahre (drei Jahre bei der Erstbestellung), automatische Verlängerungsklauseln mit fester Laufzeit (§309 Nr. 9 BGB) sowie zu vage formulierte Sondervergütungsklauseln nach dem Muster „weitere Leistungen nach Aufwand”. Auch Treuhandkonten auf den Namen des Verwalters statt auf den Namen der WEG verstoßen gegen ordnungsmäßige Verwaltung. Diese Punkte ergeben sich aus §26 Absatz 5 WEG (zwingendes Recht), aus der AGB-Kontrolle nach §307 BGB und aus der ständigen Rechtsprechung des BGH.
Wie lange darf ein Verwaltervertrag laufen?
Höchstens fünf Jahre, bei der ersten Bestellung nach Begründung einer Wohnungseigentümergemeinschaft höchstens drei Jahre. Diese Höchstlaufzeiten ergeben sich aus §26 Absatz 2 WEG und sind nach §26 Absatz 5 WEG zwingend – sie können vertraglich nicht verlängert werden. Eine längere Laufzeit wird automatisch auf das gesetzliche Höchstmaß reduziert. Außerdem endet jeder Verwaltervertrag spätestens sechs Monate nach der Abberufung des Verwalters, unabhängig davon, was im Vertrag steht.
Was passiert, wenn der Verwalter nicht nach §26a WEG zertifiziert ist?
Seit dem 1. Juni 2024 ist die Übergangsfrist für die §26a-Zertifizierung abgelaufen. Wer heute einen nicht zertifizierten Verwalter bestellt, riskiert eine Beschlussanfechtung – jeder einzelne Eigentümer kann nach §19 Absatz 2 Nr. 6 WEG die Bestellung eines zertifizierten Verwalters verlangen. Als zertifiziert gelten neben Personen mit IHK-Prüfung auch Volljuristen, Immobilienkaufleute, geprüfte Immobilienfachwirte und Hochschulabsolventen mit immobilienwirtschaftlicher Ausrichtung.
Kann ich einen schlechten Verwaltervertrag nachträglich anfechten?
Den Bestellungsbeschluss als solchen können Sie wegen schlechter Vertragsklauseln in der Regel nicht kippen – das hat der BGH in seinem Urteil vom 5. Juli 2019 (V ZR 278/17) klargestellt. Bestellung und Vertrag sind rechtlich getrennt (sogenannte Trennungstheorie). Eine einzelne unwirksame Klausel können Sie aber sehr wohl angreifen, wenn der Verwalter sie konkret anwendet – dann läuft die AGB-Kontrolle nach §307 BGB. Praktisch bedeutet das: Sie können sich gegen eine konkrete überhöhte Sondervergütungs-Rechnung wehren, aber die Verwalterbestellung selbst läuft weiter.
Sind hohe Sondervergütungen automatisch unwirksam?
Nein. Der BGH hat in seinem Urteil vom 11. Juni 2021 (V ZR 215/20) eine modulare Vergütungsstruktur ausdrücklich gebilligt – inklusive zusätzlichem Honorar für außerordentliche Eigentümerversammlungen, Bauleitungs-Prozentsätzen und Stundensätzen für Gerichtsverfahren. Wichtig ist aber der Maßstab: Der BGH hat diese Klauseln nur unter dem Aspekt der ordnungsmäßigen Verwaltung geprüft, nicht unter der AGB-Inhaltskontrolle nach §307 BGB. Eine Klausel kann den Bestellungsbeschluss überstehen und trotzdem im Einzelfall unwirksam sein, wenn sie zu vage formuliert ist oder den Verwalter für eigene Pflichtverletzungen belohnt.
Wer ist Vertragspartner des Verwalters – die WEG oder die einzelnen Eigentümer?
Die WEG selbst, nicht die einzelnen Eigentümer. Seit der WEG-Reform 2020 ist die Wohnungseigentümergemeinschaft nach §9a Absatz 1 WEG teilrechtsfähig und tritt im Rechtsverkehr als eigenständige Partei auf. Im Verwaltervertrag muss die WEG mit voller Adresse benannt sein. Klauseln, die einzelne Eigentümer als Vertragspartner aufführen, sind seit 2020 systemwidrig und sollten korrigiert werden.
Fazit
Der Verwaltervertrag ist kein Routine-Dokument, sondern die Grundlage einer Beziehung über drei bis fünf Jahre. Die zwölf Klauseln in diesem Artikel decken die wichtigsten Stellschrauben ab – fünf davon sind kritisch, sieben sind wichtig. Wer sie kennt, erkennt Warnsignale schon beim ersten Lesen.
Drei Dinge zum Mitnehmen: Erstens, prüfen Sie den Vertrag vor der Beschlussfassung – nachher ist es zu spät, weil der Bestellungsbeschluss und der Vertrag rechtlich getrennt sind. Zweitens, vergleichen Sie nicht nur die Pauschalvergütung, sondern den Sondervergütungs-Katalog und die Vertragsende-Regelungen. Drittens, der Mustervertrag von Haus & Grund und VDIV ist Ihr neutraler Maßstab – wer deutlich davon abweicht, sollte das überzeugend begründen können.
Wenn Sie unsicher sind, ob ein Ihnen vorgelegtes Angebot fair ist – wir schauen es uns gerne unverbindlich für Sie an. Die Beratung kostet Sie nichts, und Sie entscheiden danach selbst, was Sie damit machen.
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