Fernablesbare Zähler 2026: Pflicht für WEG und Vermieter (HeizkostenV)

Zum 31. Dezember 2026 läuft eine Frist ab, die fast jede Eigentümergemeinschaft und jeden Vermieter mit zentraler Wärmeversorgung betrifft: Alle Geräte, mit denen Heiz- und Warmwasserkosten verbrauchsabhängig erfasst werden, müssen dann fernablesbar sein. Reine Handablese-Geräte, bei denen einmal im Jahr jemand in die Wohnung kommt und den Stand abliest, sind ab dann nicht mehr zulässig. Diese Pflicht steht nicht in einem neuen Gesetz, sondern schon seit der Novelle der Heizkostenverordnung von 2021 fest – nur ist die Übergangsfrist jetzt fast abgelaufen. Dieser Artikel erklärt, was genau verlangt wird, was die Umrüstung kostet, wer sie bezahlt und was passiert, wenn die Frist verstreicht.

Das Wichtigste auf einen Blick

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  Frist: 31. Dezember 2026

  § 5 Absatz 3 HeizkostenV verlangt, dass alle nicht fernablesbaren Erfassungsgeräte bis zu diesem Stichtag durch Nachrüstung oder Austausch fernablesbar gemacht werden. Ab dem 1. Januar 2027 sind reine Handablese-Geräte nicht mehr zulässig.

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  Betroffen sind drei Gerätearten

  Heizkostenverteiler an den Heizkörpern, zentrale Wärmemengenzähler und Warmwasserzähler. Nicht erfasst sind reine Kaltwasser- und Stromzähler sowie Rauchwarnmelder.

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  Risiko bei Versäumnis: Kürzungsrecht

  Fehlt die fernablesbare Ausstattung oder die monatliche Verbrauchsinformation, darf der Nutzer seinen Heizkostenanteil nach § 12 HeizkostenV um jeweils 3 Prozent kürzen – ein vermeidbarer Verlust für Vermieter und WEG.

Eine Vorbemerkung: Wir sind selbst Hausverwaltung in Dortmund und betreuen sowohl Eigentümergemeinschaften als auch vermietete Einheiten, bei denen die Umrüstung auf fernablesbare Technik gerade ansteht. Dieser Artikel ist trotzdem so neutral wie möglich gehalten – wir nennen die Rechtsgrundlagen (Heizkostenverordnung, gesetzliche Paragraphen), nicht unsere Empfehlung für einen bestimmten Messdienstleister. Ziel ist, dass Sie nach der Lektüre wissen, was die Verordnung verlangt und welche Entscheidung in Ihrer Anlage noch zu treffen ist.

Was die Heizkostenverordnung verlangt

Die Pflicht zur Fernablesbarkeit ergibt sich aus der Heizkostenverordnung (§ 5 HeizkostenV). Hintergrund ist die europäische Energieeffizienzrichtlinie, die der deutsche Verordnungsgeber 2021 umgesetzt hat. Seither gilt eine doppelte Regel:

• Neue Geräte (installiert nach dem 1. Dezember 2021) müssen von Anfang an fernablesbar sein. Das steht in § 5 Absatz 2. Zusätzlich müssen sie seit dem 1. Dezember 2022 an ein sogenanntes Smart-Meter-Gateway anbindbar sein.
• Alte Geräte (installiert bis zum 1. Dezember 2021), die noch nicht fernablesbar sind, müssen bis zum 31. Dezember 2026 durch Nachrüstung oder Austausch auf den fernablesbaren Stand gebracht werden. Das steht in § 5 Absatz 3.

„Fernablesbar” bedeutet, dass der Verbrauch ohne Zutritt zur Wohnung abgelesen werden kann – in der Praxis meist über Funk, entweder per Walk-by/Drive-by (ein Ablesegerät erfasst die Werte beim Vorbeigehen oder Vorbeifahren) oder über eine feste Netzanbindung. Der lästige Ablesetermin, zu dem alle Bewohner zuhause sein müssen, entfällt damit.

Eine weitere Anforderung steckt in § 5 Absatz 5: Die Geräte müssen interoperabel sein, also mit den Geräten anderer Hersteller zusammenarbeiten können. Damit will der Verordnungsgeber verhindern, dass ein Eigentümer dauerhaft an einen einzigen Messdienstleister gebunden bleibt, nur weil dessen Technik nicht zu der eines Wettbewerbers passt.

Welche Geräte betroffen sind

Die Heizkostenverordnung regelt ausschließlich die verbrauchsabhängige Abrechnung von Wärme und Warmwasser. Betroffen sind deshalb genau drei Gerätearten:

• Heizkostenverteiler an den einzelnen Heizkörpern
• Wärmemengenzähler (zentral oder wohnungsweise)
• Warmwasserzähler

Nicht von der Pflicht erfasst sind dagegen reine Kaltwasserzähler und Stromzähler. Für Stromzähler gilt ein eigenes Regelwerk über das Messstellenbetriebsgesetz, das mit der Heizkostenverordnung nichts zu tun hat. Auch Rauchwarnmelder sind kein Gegenstand der HeizkostenV, selbst wenn sie heute oft im selben Wartungsvertrag mit demselben Dienstleister mitlaufen. Wer sich also unsicher ist, ob ein bestimmtes Gerät umgerüstet werden muss, kann sich an dieser einfachen Faustregel orientieren: Geht es in die Heizkostenabrechnung ein, fällt es unter die Pflicht.

Die monatliche Verbrauchsinformation (§ 6a)

Die Fernablesbarkeit ist kein Selbstzweck. Sie ist die technische Voraussetzung für eine zweite Pflicht, die in der Praxis oft übersehen wird: die unterjährige Verbrauchsinformation nach § 6a HeizkostenV. Sobald in einem Gebäude fernablesbare Geräte installiert sind, muss der Gebäudeeigentümer den Nutzern monatlich eine Verbrauchsinformation zur Verfügung stellen.

Diese monatliche Information muss unter anderem enthalten:

• den aktuellen Verbrauch für Heizung und Warmwasser,
• einen Vergleich zum Vormonat,
• einen Vergleich zum gleichen Monat des Vorjahres,
• einen Vergleich mit dem Verbrauch eines durchschnittlichen Vergleichsnutzers.

Die Form ist frei wählbar: Post, E-Mail, App oder ein Webportal sind alle zulässig. Wichtig ist nur, dass die Information die Nutzer regelmäßig und tatsächlich erreicht. Für die meisten Eigentümer und WEG ist das kein Mehraufwand, weil der Messdienstleister diese monatliche Information als Service mitliefert – die Pflicht trägt aber rechtlich der Gebäudeeigentümer, nicht der Dienstleister.

Kosten: mieten oder kaufen?

Bei der Umrüstung stellt sich für jeden Eigentümer dieselbe Frage: die Geräte kaufen oder mieten? Die Antwort hat unmittelbar mit der Umlagefähigkeit zu tun.

Die einmaligen Anschaffungskosten beim Kauf neuer Geräte sind nicht als Betriebskosten auf den Mieter umlegbar. Es handelt sich um eine Investition, die der Eigentümer beziehungsweise in der WEG die Gemeinschaft selbst trägt. Die laufende Gerätemiete dagegen zählt nach § 7 Absatz 2 HeizkostenV zu den Kosten der Verwendung der Ausstattung und ist damit über die Heizkostenabrechnung umlagefähig. Das ist der Grund, warum sich viele Vermieter und Verwaltungen für die Anmietung statt für den Kauf entscheiden: Die Kosten lassen sich so auf die Nutzungsdauer verteilen und an den Mieter weitergeben.

In der WEG sieht die Lage etwas anders aus. Hier trägt die Gemeinschaft die Kosten der Umrüstung gemeinsam – verteilt nach Miteigentumsanteilen oder dem beschlossenen Verteilungsschlüssel. Für selbstnutzende Eigentümer stellt sich die Umlagefrage gar nicht; sie tragen ihren Anteil ohnehin. Für vermietende Eigentümer in der WEG ist die Gerätemiete dagegen im Verhältnis zum eigenen Mieter umlagefähig. Eine grobe Orientierung zu den üblichen Kostenpositionen einer Hausverwaltung – Grundvergütung und Sondervergütungen – finden Sie in unserem Artikel Hausverwaltung Kosten Dortmund 2026.

Was passiert, wenn die Frist verpasst wird

Die Heizkostenverordnung verlangt die Umrüstung nicht nur, sie bewehrt sie auch mit einem konkreten Druckmittel zugunsten der Nutzer: dem Kürzungsrecht nach § 12 HeizkostenV. Drei Kürzungstatbestände sind dabei zu unterscheiden:

• 15 Prozent, wenn überhaupt nicht verbrauchsabhängig abgerechnet wird – das ist die seit Langem bestehende Grundregel.
• 3 Prozent, wenn der Gebäudeeigentümer entgegen § 5 Absatz 2 oder 3 keine fernablesbare Ausstattung installiert hat. Genau dieser Tatbestand wird ab dem 1. Januar 2027 für jede nicht umgerüstete Anlage relevant.
• 3 Prozent, wenn die monatliche Verbrauchsinformation nach § 6a nicht oder nicht vollständig mitgeteilt wird.

Das Kürzungsrecht ist kein theoretisches Risiko. Es ist ein Recht des Nutzers, das dieser bei der Prüfung seiner Abrechnung aktiv geltend machen kann – und Mietervereine weisen ihre Mitglieder regelmäßig darauf hin. Wer als Vermieter eine Abrechnung erstellt, ohne die Fernablesbarkeit oder die monatliche Information sicherzustellen, gibt damit faktisch einen Teil der umlagefähigen Heizkosten auf. Wie Sie eine Abrechnung systematisch auf solche Fehler prüfen, beschreiben wir in unserem Leitfaden Jahresabrechnung der Hausverwaltung prüfen.

Sonderfall WEG: Beschluss und Ausnahmen

In der Eigentümergemeinschaft kommt eine zusätzliche Ebene hinzu: Die Heizkostenerfassung am Gemeinschaftseigentum kann kein einzelner Eigentümer im Alleingang umrüsten lassen – das muss die Gemeinschaft beschließen.

Die gute Nachricht: Weil die Ausstattung mit fernablesbaren Geräten eine gesetzliche Pflicht erfüllt, gehört sie zur ordnungsmäßigen Verwaltung des Gemeinschaftseigentums. Ein Beschluss ist deshalb mit der einfachen Mehrheit der abgegebenen Stimmen möglich; eine qualifizierte Mehrheit ist nicht erforderlich. In der Praxis holt die Verwaltung mehrere Angebote von Messdienstleistern ein und legt der Eigentümerversammlung einen Vorschlag zur Abstimmung vor. Wer als Beirat oder Eigentümer wissen will, worauf bei solchen Dienstleisterverträgen zu achten ist, findet in unserem Artikel Verwaltervertrag prüfen die einschlägigen Maßstäbe.

Es gibt eine Ausnahme von der Umrüstungspflicht. § 5 Absatz 3 Satz 2 nimmt die Fälle aus, in denen die Umrüstung im Einzelfall technisch nicht möglich ist oder zu einem unangemessenen Aufwand oder in sonstiger Weise zu einer unbilligen Härte führen würde. Diese Ausnahme ist allerdings eng zu verstehen: Sie greift nur im konkreten Einzelfall und ist kein genereller Verzicht auf die Pflicht. Wer sich darauf berufen will, sollte die technische Unmöglichkeit oder die Unverhältnismäßigkeit gut dokumentieren – idealerweise durch eine fachliche Stellungnahme des Messdienstleisters oder eines Sachverständigen.

Die Heizungsfrage selbst ist für viele WEG aktuell ohnehin ein Dauerthema. Wer parallel zur Zählerumrüstung auch über den Heizungstausch nachdenkt, findet die aktuelle Rechtslage in unserem Beitrag GModG für WEG-Eigentümer: Was sich 2026 wirklich ändert.

Häufige Fragen

Bis wann müssen Heizkostenzähler fernablesbar sein?

Bis zum 31. Dezember 2026. § 5 Absatz 3 der Heizkostenverordnung verlangt, dass alle nicht fernablesbaren Erfassungsgeräte, die bis zum 1. Dezember 2021 installiert wurden, bis zu diesem Stichtag durch Nachrüstung oder Austausch fernablesbar gemacht werden. Geräte, die nach dem 1. Dezember 2021 eingebaut wurden, müssen ohnehin schon fernablesbar sein (§ 5 Absatz 2). Praktisch heißt das: Ab dem 1. Januar 2027 dürfen in vermieteten Wohnungen und in WEG-Anlagen keine reinen Handablese-Geräte mehr im Einsatz sein, sofern keine Ausnahme greift.

Welche Geräte sind von der Fernablese-Pflicht betroffen?

Betroffen sind die Erfassungsgeräte, die unter die Heizkostenverordnung fallen: Heizkostenverteiler an den Heizkörpern, zentrale Wärmemengenzähler und Warmwasserzähler. Nicht von der HeizkostenV erfasst sind reine Kaltwasserzähler und Stromzähler – für die gelten andere Regeln (Stromzähler über das Messstellenbetriebsgesetz). Rauchwarnmelder sind ebenfalls nicht Gegenstand der Heizkostenverordnung. Es geht ausschließlich um die Geräte, mit denen Wärme- und Warmwasserverbrauch verbrauchsabhängig abgerechnet wird.

Was bedeutet die monatliche Verbrauchsinformation (UVI)?

Sobald in einem Gebäude fernablesbare Geräte installiert sind, muss der Gebäudeeigentümer den Nutzern monatlich eine unterjährige Verbrauchsinformation (UVI) zur Verfügung stellen – § 6a HeizkostenV. Diese Information enthält unter anderem den aktuellen Verbrauch für Heizung und Warmwasser, einen Vergleich zum Vormonat und zum gleichen Monat des Vorjahres sowie einen Vergleich mit einem durchschnittlichen Vergleichsnutzer. Die Übermittlung ist formfrei: per Post, E-Mail, App oder Webportal. Diese Pflicht gilt unabhängig von der jährlichen Heizkostenabrechnung und besteht, sobald die Technik vorhanden ist – spätestens also nach der Umrüstung bis Ende 2026.

Was kostet die Umrüstung – und ist sie auf Mieter umlegbar?

Die Kosten hängen davon ab, ob die Geräte gekauft oder gemietet werden. Die einmaligen Anschaffungskosten beim Kauf neuer Geräte sind nicht als Betriebskosten auf Mieter umlegbar – sie trägt der Eigentümer beziehungsweise in der WEG die Gemeinschaft. Die laufende Gerätemiete dagegen ist nach § 7 Absatz 2 HeizkostenV als Kosten der Verwendung der Ausstattung umlagefähig und kann über die Heizkostenabrechnung an den Mieter weitergegeben werden. Deshalb entscheiden sich viele Eigentümer und Verwaltungen für die Anmietung statt für den Kauf. In der WEG werden die Kosten nach Miteigentumsanteilen oder dem beschlossenen Verteilungsschlüssel getragen.

Was droht, wenn die Frist zum 31. Dezember 2026 verpasst wird?

Dann greift das Kürzungsrecht aus § 12 HeizkostenV. Wer trotz Pflicht keine fernablesbare Ausstattung installiert hat (§ 5 Absatz 2 oder 3), muss hinnehmen, dass der Nutzer seinen Anteil an den Heizkosten um 3 Prozent kürzt. Dasselbe gilt, wenn die monatliche Verbrauchsinformation nach § 6a nicht oder nicht vollständig mitgeteilt wird – weitere 3 Prozent. Wird zusätzlich gar nicht verbrauchsabhängig abgerechnet, kommen 15 Prozent hinzu. In der Fachliteratur werden diese Kürzungsrechte überwiegend als kumulierbar verstanden, sodass im Extremfall bis zu 21 Prozent zusammenkommen können; die Verordnung selbst regelt das Zusammenrechnen nicht ausdrücklich. Für einen Vermieter oder eine WEG ist jeder dieser Abzüge ein vermeidbarer wirtschaftlicher Verlust.

Muss die WEG die Umrüstung beschließen – und gibt es Ausnahmen?

Die Ausstattung mit fernablesbaren Geräten gehört zur ordnungsmäßigen Verwaltung des Gemeinschaftseigentums, weil sie eine gesetzliche Pflicht erfüllt. Ein entsprechender Beschluss in der Eigentümerversammlung ist deshalb mit einfacher Mehrheit der abgegebenen Stimmen möglich; in der Praxis bereitet die Verwaltung den Dienstleistervertrag vor und legt ihn der Versammlung zur Abstimmung vor. Eine Ausnahme von der Pflicht sieht § 5 Absatz 3 Satz 2 vor: Sie gilt nicht, wenn die Umrüstung im Einzelfall technisch nicht möglich ist oder zu einem unangemessenen Aufwand oder einer unbilligen Härte führen würde. Diese Ausnahme ist eng auszulegen und auf den konkreten Einzelfall bezogen – sie ist kein genereller Freibrief.

Fazit

Die Frist zum 31. Dezember 2026 ist keine Empfehlung, sondern geltendes Recht – und sie ist mit einem spürbaren Kürzungsrecht der Nutzer bewehrt. Für Vermieter und Eigentümergemeinschaften lässt sich daraus ein einfacher Fahrplan ableiten: Bestand prüfen, welche Geräte noch nicht fernablesbar sind; entscheiden, ob gekauft oder gemietet wird (die Miete ist umlagefähig, der Kauf nicht); in der WEG den Beschluss rechtzeitig auf die Tagesordnung setzen; und sicherstellen, dass parallel die monatliche Verbrauchsinformation eingerichtet wird.

Wer das bis zum Herbst 2026 erledigt, vermeidet das Kürzungsrecht und den hektischen Endspurt, der erfahrungsgemäß einsetzt, wenn alle Anlagen gleichzeitig umgerüstet werden wollen. Wenn Sie unsicher sind, welche Geräte in Ihrer Anlage betroffen sind oder ob Ihre Abrechnung die monatliche Information bereits korrekt ausweist, schauen wir uns das gerne unverbindlich an. Wir übernehmen die WEG-Verwaltung und die Mietverwaltung in Dortmund und im Ruhrgebiet – und kümmern uns dabei auch um die Stichtage, die in der täglichen Verwaltung sonst leicht untergehen.