Hausverwaltung reagiert nicht: Das können Eigentümer tun

Wenn die Hausverwaltung nicht reagiert, führt der Weg für WEG-Eigentümer über eine klare Eskalationsleiter: dokumentierte Fristsetzung in Textform, dann der Anspruch auf ordnungsmäßige Verwaltung gegenüber der Gemeinschaft, notfalls eine erzwungene Eigentümerversammlung – und am Ende Abberufung und Verwalterwechsel. Jede Stufe hat eine gesetzliche Grundlage, und fast jede setzt voraus, dass die vorherige dokumentiert ist. Dieser Beitrag geht die Stufen der Reihe nach durch, mit den Normen, einer Musterformulierung für die Fristsetzung und einem eigenen Abschnitt für Mieter.

Das Wichtigste auf einen Blick

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Erst dokumentieren, dann eskalieren

Eine gesetzliche Antwortfrist gibt es nicht. Deshalb setzen Sie selbst eine: Anliegen in Textform, konkrete Frist (üblich: 14 Tage), Kopie aufbewahren. Ohne diese Dokumentation trägt keine der späteren Stufen.
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Ihr Anspruchsgegner ist die Gemeinschaft, nicht der Verwalter

Seit der WEG-Reform 2020 richtet sich der Anspruch des einzelnen Eigentümers auf ordnungsmäßige Verwaltung gegen die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer (§ 18 Abs. 2 WEG). Direktansprüche gegen den Verwalter hat der BGH 2024 verneint (V ZR 34/24).
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Mehr als ein Viertel der Eigentümer erzwingt eine Versammlung

Verlangen mehr als 25 Prozent der Eigentümer in Textform unter Angabe von Zweck und Gründen eine Versammlung, muss der Verwalter einberufen (§ 24 Abs. 2 WEG). Weigert er sich, darf der Beiratsvorsitzende einladen (§ 24 Abs. 3 WEG).

Eine Vorbemerkung: Wir sind selbst Hausverwaltung in Dortmund und betreuen Eigentümergemeinschaften und Vermieter im Ruhrgebiet. Anfragen von Eigentümern, deren bisherige Verwaltung schlicht nicht mehr antwortet, gehören zu den häufigsten Erstkontakten, die uns erreichen. Der Beitrag erklärt die Rechtslage sachlich und quellenbasiert; wo wir eine praktische Empfehlung geben, ist sie als solche gekennzeichnet.

Betrifft mich das? Drei Rollen, drei verschiedene Wege

Welche Stufen Ihnen offenstehen, hängt davon ab, in welcher Rolle Sie der Verwaltung gegenüberstehen:

Rolle	Vertragsverhältnis	Ihr Weg
WEG-Eigentümer	Der Verwaltervertrag besteht zwischen Verwalter und Gemeinschaft	Die Eskalationsleiter dieses Beitrags: Fristsetzung → Beirat → Anspruch gegen die Gemeinschaft → erzwungene Versammlung → Abberufung
Vermieter mit Mietverwaltung	Sie selbst haben den Verwaltervertrag geschlossen	Deutlich einfacher: Sie mahnen selbst ab und kündigen den Vertrag nach dessen Regeln – ohne Versammlung und ohne Mehrheiten
Mieter	Kein Vertrag mit der Verwaltung – Ihr Vertragspartner ist der Vermieter	Mängelanzeige an den Vermieter, Fristsetzung, dann Mietminderung oder Selbstvornahme (dazu der eigene Abschnitt unten)

Der Hauptteil dieses Beitrags behandelt die erste Rolle, denn dort ist der Weg am längsten: Der einzelne WEG-Eigentümer ist nicht Vertragspartner des Verwalters und kann ihn deshalb weder abmahnen noch kündigen – er muss die Gemeinschaft in Bewegung setzen.

Warum Schweigen rechtlich mehr ist als schlechter Service

Der Verwalter ist gegenüber der Gemeinschaft berechtigt und verpflichtet, die Maßnahmen ordnungsmäßiger Verwaltung zu treffen, die untergeordnete Bedeutung haben oder zur Wahrung einer Frist beziehungsweise zur Abwendung eines Nachteils erforderlich sind (§ 27 Abs. 1 WEG). Dazu kommen die Pflichten aus dem Verwaltervertrag – typischerweise Erreichbarkeit, Beschlussumsetzung und die Organisation von Instandhaltung. Wer gemeldete Schäden liegen lässt, Beschlüsse nicht umsetzt oder über Monate nicht antwortet, verletzt diese Pflichten.

Nur: Eine Pflichtverletzung, die niemand belegen kann, hat keine Folgen. Deshalb beginnt jede Eskalation mit derselben unspektakulären Stufe.

Stufe 1: Dokumentieren und Frist setzen

Schicken Sie Ihr Anliegen in Textform – E-Mail genügt, Einwurf-Einschreiben ist die sicherere Variante – und setzen Sie eine konkrete Frist. Eine Formulierung, die sich bewährt hat:

„Ich fordere Sie auf, [konkretes Anliegen, z. B. den am 12. August gemeldeten Wasserschaden im Kellergeschoss durch Beauftragung eines Fachbetriebs bearbeiten zu lassen] und mir die Bearbeitung bis zum [Datum, 14 Tage] in Textform zu bestätigen. Nach fruchtlosem Fristablauf werde ich den Verwaltungsbeirat einschalten und die Angelegenheit auf die Tagesordnung der nächsten Eigentümerversammlung setzen lassen.“

Drei Punkte machen den Unterschied:

Konkret statt allgemein. „Bitte kümmern Sie sich mal“ ist nicht dokumentierbar. Benennen Sie Vorgang, Datum der Erstmeldung und die erwartete Handlung.
Frist mit Datum. 14 Tage sind für Alltagsvorgänge angemessen; bei Dringlichkeit entsprechend kürzer. Bei akuter Gefahr gilt Stufe 5, nicht Stufe 1.
Ankündigung der nächsten Stufe. Sie zeigt, dass der Brief keine Endstation ist – und macht die spätere Eskalation für alle nachvollziehbar.

Stufe 2: Den Verwaltungsbeirat einschalten

Bleibt die Frist ergebnislos, ist der Verwaltungsbeirat der nächste Adressat – falls Ihre Gemeinschaft einen hat. Der Beirat überwacht den Verwalter (§ 29 Abs. 2 WEG) und ist praktisch oft der schnellste Hebel: Ein Schreiben des Beiratsvorsitzenden hat mehr Gewicht als das eines einzelnen Eigentümers, und der Beirat kann das Thema für die nächste Versammlung vorbereiten. Schicken Sie ihm Ihre Chronologie aus Stufe 1.

Hat Ihre Gemeinschaft keinen Beirat, überspringen Sie diese Stufe – dann führt der Weg direkt zur Versammlung. Auch andere betroffene Eigentümer anzusprechen lohnt sich jetzt: Für Stufe 4 brauchen Sie mehr als ein Viertel der Köpfe.

Stufe 3: Der Anspruch auf ordnungsmäßige Verwaltung – gegen die Gemeinschaft

Jeder Wohnungseigentümer kann von der Gemeinschaft eine Verwaltung verlangen, die ordnungsmäßiger Verwaltung entspricht (§ 18 Abs. 2 WEG). Das ist der materielle Kern der Eskalationsleiter – und er richtet sich gegen einen Anspruchsgegner, den viele nicht erwarten.

Für die Durchsetzung im Alltag heißt das: Ihr Gegenüber ist die Gemeinschaft als Verband, und deren Willensbildungsorgan ist die Eigentümerversammlung. Genau deshalb laufen die nächsten Stufen über sie. Daneben gibt Ihnen § 18 Abs. 4 WEG ein Recht, das bei intransparenten Verwaltungen oft weiterhilft: Einsicht in die Verwaltungsunterlagen. Wie Sie damit eine Jahresabrechnung systematisch prüfen, haben wir separat beschrieben.

Stufe 4: Eine Eigentümerversammlung erzwingen

Der Verwalter muss eine Versammlung einberufen, wenn mehr als ein Viertel der Wohnungseigentümer dies in Textform unter Angabe des Zwecks und der Gründe verlangt (§ 24 Abs. 2 WEG). Gezählt wird nach Köpfen, nicht nach Miteigentumsanteilen. Als Zweck genügt etwa: „Aussprache und Beschlussfassung über die Untätigkeit der Verwaltung in den Vorgängen X und Y sowie über das weitere Vorgehen.“

Weigert sich der Verwalter pflichtwidrig – was bei einer Verwaltung, die ohnehin nicht antwortet, der erwartbare Fall ist –, greift § 24 Abs. 3 WEG: Dann kann der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats, dessen Vertreter oder ein durch Beschluss ermächtigter Eigentümer einberufen. Die Einberufung braucht Textform und soll eine Frist von mindestens drei Wochen wahren. Alle Formalien – Ladungsfrist, Tagesordnung, Beschlussfähigkeit, Protokoll – haben wir im Leitfaden zur Eigentümerversammlung zusammengestellt.

Auf der Versammlung selbst gehören zwei Dinge auf die Tagesordnung: die konkreten liegengebliebenen Maßnahmen (damit die Gemeinschaft sie beschließen und der Verwalter sie umsetzen muss) und – wenn das Vertrauen aufgebraucht ist – die Abberufung.

Stufe 5: Notfälle – wann Sie selbst handeln dürfen

Bei einem unmittelbar drohenden Schaden am Gemeinschaftseigentum dürfen Sie nicht auf eine Versammlung warten – und müssen es auch nicht. Jeder Eigentümer ist berechtigt, ohne Zustimmung der anderen die Maßnahmen zu treffen, die zur Abwendung eines dem gemeinschaftlichen Eigentum unmittelbar drohenden Schadens notwendig sind (§ 18 Abs. 3 WEG). Der Rohrbruch am Wochenende, der Sturmschaden am Dach: Hier darf der Notdienst beauftragt werden, und die notwendigen Kosten trägt die Gemeinschaft.

Stufe 6: Der Gang zum Gericht

Blockiert die Untätigkeit eine Entscheidung, die die Gemeinschaft treffen müsste, gibt es dafür ein eigenes Instrument: Unterbleibt eine notwendige Beschlussfassung, kann das Gericht den Beschluss auf Klage eines Eigentümers ersetzen – die Beschlussersetzungsklage nach § 44 Abs. 1 Satz 2 WEG. Sie richtet sich gegen die Gemeinschaft und ist nicht an die kurzen Anfechtungsfristen gebunden. Wie wirkungsvoll dieser Weg sein kann, zeigt das BGH-Urteil zur Balkonsanierung vom April 2026: Dort ersetzte der BGH den Grundlagenbeschluss über eine Sanierung, die die Versammlung zuvor komplett abgelehnt hatte.

Der Gerichtsweg ist die teuerste und langsamste Stufe. In der Praxis ist er selten nötig, wenn die Stufen davor sauber dokumentiert sind – meist bewegt sich eine Verwaltung spätestens dann, wenn die erzwungene Versammlung mit ihrer Abberufung auf der Tagesordnung ansteht.

Die letzte Stufe: Abberufung und Verwalterwechsel

Wenn die Verwaltung dauerhaft nicht reagiert, ist die ehrlichste Antwort meist nicht die nächste Frist, sondern der Schlussstrich. Seit der WEG-Reform ist das einfacher als viele denken: Die Gemeinschaft kann den Verwalter jederzeit und ohne Grund abberufen, mit einfacher Mehrheit; der Vertrag endet spätestens sechs Monate nach der Abberufung. Bei dokumentierter, wiederholter Untätigkeit kommt zusätzlich die fristlose Kündigung aus wichtigem Grund in Betracht. Die Details – Abberufung versus Vertragskündigung, Fristen, wichtiger Grund und drei Musterschreiben – stehen im Beitrag Hausverwaltung kündigen; den Gesamtprozess bis zur Übergabe an die neue Verwaltung beschreibt die Anleitung zum Verwalterwechsel.

Und als Mieter? Der kürzere, andere Weg

Für Mieter ist die Hausverwaltung rechtlich nur der Bote: Vertragspartner ist der Vermieter, die Verwaltung handelt als sein Erfüllungsgehilfe. Daraus folgt der Weg:

Mängelanzeige an den Vermieter, in Textform, mit Frist – auch wenn sie praktisch über die Verwaltung läuft, richten Sie sie ausdrücklich an den Vermieter. Die Anzeige ist Pflicht (§ 536c BGB) und zugleich die Grundlage für alles Weitere.
Mietminderung prüfen. Bei einem erheblichen Mangel ist die Miete kraft Gesetzes gemindert (§ 536 BGB) – ob und in welcher Höhe, hängt vom Einzelfall ab; vor einer eigenmächtigen Kürzung ist eine Beratung durch Mieterverein oder Anwalt sinnvoll.
Selbstvornahme nach Fristablauf. Ist der Vermieter mit der Mängelbeseitigung in Verzug, darf der Mieter den Mangel selbst beseitigen lassen und Ersatz der erforderlichen Aufwendungen verlangen (§ 536a Abs. 2 BGB).

Vermieter, die sich solche Ketten ersparen wollen, kennen das Problem von der anderen Seite: Eine Mietverwaltung, die Mängelanzeigen liegen lässt, produziert Minderungen und Fluktuation. Was eine reaktionsfähige Mietverwaltung stattdessen leisten muss, haben wir auf der Leistungsseite beschrieben.

Häufige Fragen zur Hausverwaltung, die nicht reagiert

Wie lange darf eine Hausverwaltung brauchen, um zu antworten?

Eine gesetzliche Antwortfrist gibt es nicht. Maßstab ist, was nach Art des Anliegens angemessen ist: Bei einem Notfall wie einem Wasserschaden muss die Verwaltung sofort erreichbar sein, bei alltäglichen Anliegen gelten ein bis zwei Wochen als üblich. Wer eskalieren will, setzt deshalb selbst eine konkrete Frist in Textform – üblich sind 14 Tage – und dokumentiert sie. Erst die dokumentierte, ergebnislos verstrichene Frist macht aus schlechtem Service eine belegbare Pflichtverletzung (Stand August 2026).

Kann ich den Verwalter direkt verklagen, wenn er untätig bleibt?

In der Regel nicht. Seit der WEG-Reform zum 1. Dezember 2020 bestehen Ansprüche einzelner Eigentümer wegen Pflichtverletzungen des Verwalters nur gegenüber der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer, nicht gegen den Verwalter persönlich – das hat der BGH mit Urteil vom 5. Juli 2024 (V ZR 34/24) entschieden. Der Verwaltervertrag schützt den einzelnen Eigentümer nicht als Dritten. Richtiger Weg: den Anspruch auf ordnungsmäßige Verwaltung nach § 18 Abs. 2 WEG gegenüber der Gemeinschaft geltend machen; die Gemeinschaft kann beim Verwalter Regress nehmen.

Wie viele Eigentümer braucht es, um eine Eigentümerversammlung zu erzwingen?

Mehr als ein Viertel der Wohnungseigentümer – gezählt nach Köpfen, nicht nach Miteigentumsanteilen. Das Verlangen muss in Textform gestellt werden und Zweck und Gründe angeben (§ 24 Abs. 2 WEG). Dann muss der Verwalter einberufen. Weigert er sich pflichtwidrig oder fehlt ein Verwalter, kann nach § 24 Abs. 3 WEG auch der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats, dessen Vertreter oder ein durch Beschluss ermächtigter Eigentümer die Versammlung einberufen.

Darf ich selbst Handwerker beauftragen, wenn die Verwaltung nicht reagiert?

Nur im Notfall. Nach § 18 Abs. 3 WEG darf jeder Eigentümer ohne Zustimmung der anderen die Maßnahmen treffen, die zur Abwendung eines dem gemeinschaftlichen Eigentum unmittelbar drohenden Schadens notwendig sind – etwa den Notdienst bei einem Rohrbruch. Außerhalb solcher Notmaßnahmen ist die Eigenbeauftragung am Gemeinschaftseigentum riskant: Ohne Beschluss bleibt der Eigentümer im Zweifel auf den Kosten sitzen. Für Vermieter gilt im Verhältnis zum eigenen Mieter zusätzlich das Mietrecht, dort erlaubt § 536a Abs. 2 BGB die Selbstvornahme bei Verzug des Vermieters.

Ist dauerhafte Untätigkeit ein Grund, die Verwaltung fristlos zu kündigen?

Sie kann einer sein. Die Abberufung des Verwalters ist seit der WEG-Reform ohnehin jederzeit ohne Grund möglich (§ 26 Abs. 3 WEG); der Verwaltervertrag endet spätestens sechs Monate danach. Für die fristlose Kündigung des Vertrags braucht es einen wichtigen Grund nach § 626 BGB – wiederholte, dokumentierte Untätigkeit trotz Fristsetzung kann dafür genügen, entschieden wird aber immer im Einzelfall. Wichtig ist die Dokumentation: gesammelte Anschreiben, Fristen und die ausgebliebenen Reaktionen.

Was können Mieter tun, wenn die Hausverwaltung nicht reagiert?

Sich an den Vermieter halten – er ist der Vertragspartner, die Verwaltung nur sein Erfüllungsgehilfe. Mängel sollten Mieter dem Vermieter (über die Verwaltung, aber ausdrücklich an ihn gerichtet) in Textform anzeigen und eine Frist setzen. Reagiert niemand, kommen je nach Fall Mietminderung (§ 536 BGB) und nach Fristablauf die Selbstvornahme mit Kostenerstattung (§ 536a Abs. 2 BGB) in Betracht – beides setzt die dokumentierte Mängelanzeige voraus. Bei Gefahr für Gesundheit oder Sicherheit kann zusätzlich das Ordnungsamt eingeschaltet werden.

Fazit

Gegen eine Hausverwaltung, die nicht reagiert, ist niemand machtlos – aber die Reihenfolge entscheidet. Dokumentierte Fristsetzung, Beirat, der Anspruch auf ordnungsmäßige Verwaltung gegenüber der Gemeinschaft, die erzwungene Versammlung: Jede Stufe baut auf der Chronologie der vorherigen auf, und in den meisten Fällen bewegt sich die Verwaltung, bevor ein Gericht nötig wird. Bewegt sie sich nicht, ist die Abberufung seit der WEG-Reform bewusst einfach gehalten – wie sie abläuft, steht in der Anleitung zum Verwalterwechsel.

Wenn Sie gerade in einer solchen Situation stecken und wissen wollen, welche Stufe in Ihrem Fall die richtige ist: Wir sehen uns Ihre Chronologie gerne an – die Erstberatung kostet Sie nichts.