Nebenkostenabrechnung für die Eigentumswohnung: Frist 2026

Wer eine Eigentumswohnung vermietet und nach Kalenderjahr über die Betriebskostenvorauszahlungen abrechnet, muss dem Mieter die Nebenkostenabrechnung für 2025 bis zum 31. Dezember 2026 zukommen lassen – auch dann, wenn die Hausverwaltung der Eigentümergemeinschaft ihre Jahresabrechnung noch nicht geliefert hat. Wer die Frist verpasst, verliert eine Nachforderung in aller Regel endgültig. Dieser Beitrag zeigt, wie aus der Hausgeldabrechnung eine korrekte Betriebskostenabrechnung wird, welcher Umlageschlüssel gilt, was die neue Grundsteuer ändert und wie Sie mit Belegen und Einwänden des Mieters umgehen.

Das Wichtigste auf einen Blick

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Frist: 31. Dezember 2026 für das Jahr 2025

Bei Abrechnung nach Kalenderjahr muss die Abrechnung 2025 dem Mieter bis Jahresende zugegangen sein. Danach ist eine Nachforderung ausgeschlossen, es sei denn, Sie haben die Verspätung nicht zu vertreten (§ 556 Abs. 3 BGB).
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Die WEG-Abrechnung ist keine Voraussetzung

Sie müssen auch dann fristgerecht abrechnen, wenn die Eigentümer die Jahresabrechnung noch nicht beschlossen haben (BGH, VIII ZR 249/15). Wer sich auf eine Verspätung der Hausverwaltung beruft, muss eigene Bemühungen darlegen.
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Nicht alles aus dem Hausgeld ist umlagefähig

Verwaltervergütung, Reparaturen und die Erhaltungsrücklage bleiben bei Ihnen. Dafür kommt die Grundsteuer hinzu, die in der Hausgeldabrechnung gar nicht auftaucht.

Eine Vorbemerkung: Wir sind selbst Hausverwaltung in Dortmund und erstellen für Vermieter im Ruhrgebiet im Rahmen der Sondereigentumsverwaltung genau diese Abrechnungen. Der Beitrag stützt sich auf den Gesetzestext und die veröffentlichten Volltexte der BGH-Urteile, nicht auf Zusammenfassungen; zum Urteil VIII ZR 107/08 aus dem Jahr 2009 lag uns die Wiedergabe der BGH-Pressemitteilung vor. Wo wir eine Rechtsfrage selbst einordnen oder eine Empfehlung geben, kennzeichnen wir das.

Betrifft mich das?

Ja, wenn Sie eine Eigentumswohnung vermieten und der Mietvertrag vorsieht, dass der Mieter Vorauszahlungen auf die Betriebskosten leistet. Über diese Vorauszahlungen müssen Sie jährlich abrechnen. Haben Sie stattdessen eine Pauschale vereinbart, gibt es keine Abrechnung; dann ist dieser Beitrag für Sie nur am Rande relevant (§ 556 Abs. 2 BGB).

Die Frist hängt an Ihrem Abrechnungszeitraum. Bei den allermeisten Mietverhältnissen ist das das Kalenderjahr:

Abrechnungszeitraum	Abrechnung muss beim Mieter sein bis
1. Januar bis 31. Dezember 2025	31. Dezember 2026
1. Januar bis 31. Dezember 2026	31. Dezember 2027
abweichender Zeitraum	zwölf Monate nach seinem Ende

Selbst nutzende Eigentümer betrifft der Beitrag nicht: Für sie endet die Abrechnung mit der Jahresabrechnung der Gemeinschaft. Wie Sie diese prüfen, erklärt unsere Anleitung zur Jahresabrechnung der Hausverwaltung. Mieter finden die für sie wichtigen Rechte weiter unten im Abschnitt zu Belegen und Einwänden.

Bis wann muss die Nebenkostenabrechnung beim Mieter sein?

Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitgeteilt werden (§ 556 Abs. 3 Satz 2 BGB). Für das Jahr 2025 ist das der 31. Dezember 2026, ein Donnerstag.

Entscheidend ist der Zugang beim Mieter, nicht der Tag, an dem Sie den Brief einwerfen. Der BGH hat das mit Urteil vom 21. Januar 2009 (VIII ZR 107/08) klargestellt: Die rechtzeitige Absendung genügt nicht, für einen zur Post gegebenen Brief besteht kein Anscheinsbeweis des Zugangs, und die Post ist für die Zustellung der Abrechnung Erfüllungsgehilfe des Vermieters. Dass Sie den Brief rechtzeitig abgeschickt haben, entlastet Sie deshalb nicht; ein Verschulden der Post müssen Sie sich wie eigenes zurechnen lassen.

Verpassen Sie die Frist, ist die Nachforderung ausgeschlossen, es sei denn, Sie haben die Verspätung nicht zu vertreten (§ 556 Abs. 3 Satz 3 BGB). Abrechnen müssen Sie trotzdem: Ergibt sich ein Guthaben, steht es dem Mieter zu. Zu Teilabrechnungen sind Sie nicht verpflichtet, auch wenn einzelne Belege schon früher vorliegen (§ 556 Abs. 3 Satz 4 BGB).

Unsere Empfehlung: Planen Sie die Zustellung nicht für die Tage zwischen den Feiertagen. Wählen Sie einen Weg, mit dem Sie den Zugang notfalls beweisen können, etwa die persönliche Übergabe oder den Einwurf durch einen Boten, der den Inhalt des Umschlags kennt.

Was tun, wenn die Hausverwaltung die Jahresabrechnung zu spät liefert?

Rechnen Sie grundsätzlich auch ohne Eigentümerbeschluss fristgerecht ab. Der Beschluss über die Jahresabrechnung ist keine Voraussetzung für die Betriebskostenabrechnung; er wirkt nur innerhalb der Gemeinschaft und bindet den Mieter nicht (Urteil vom 25. Januar 2017, VIII ZR 249/15). Der BGH begründet das mit dem Schutz des Mieters: Er hat keinen Einfluss auf den Zeitpunkt der Eigentümerversammlung und soll nicht schlechter stehen als der Mieter einer anderen Wohnung.

Das Urteil betrifft noch das WEG vor der Reform von 2020. Seine Kernaussage zur mietrechtlichen Abrechnungsfrist ist nach unserer Einschätzung weiterhin übertragbar (Stand Oktober 2026): Sie müssen nicht auf einen Beschluss der Eigentümer warten. Die Regeln zur internen WEG-Abrechnung und zum Umlageschlüssel haben sich seitdem geändert; den heutigen Schlüssel erklären wir weiter unten.

Wann eine Verspätung entschuldigt ist

Wer die Frist reißt, weil die WEG-Verwaltung nicht liefert, ist damit nicht automatisch entschuldigt. Der BGH unterscheidet zwei Dinge:

Das Verschulden des WEG-Verwalters wird Ihnen nicht zugerechnet. Der Verwalter der Gemeinschaft ist nicht Ihr Erfüllungsgehilfe für die Betriebskostenabrechnung. Mit der Jahresabrechnung erfüllt er eine eigene, ihm gesetzlich zugewiesene Aufgabe, die sich auf das Gemeinschaftseigentum bezieht – nicht Ihre Pflicht gegenüber dem Mieter.
Ihr eigenes Verschulden schon. Sie müssen konkret darlegen, welche Bemühungen Sie unternommen haben, um rechtzeitig abrechnen zu können. Im entschiedenen Fall genügte es nicht, auf die schlechte Arbeit der abberufenen Hausverwaltung zu verweisen. Es fehlte jeder Vortrag dazu, was der Vermieter selbst veranlasst hatte, nachdem erkennbar wurde, dass die Abrechnung nicht rechtzeitig kommen würde. Das Berufungsgericht hielt es sogar für zumutbar, den Verwalter rechtzeitig vor Fristablauf zur Vorlage aufzufordern und notfalls gerichtlich vorzugehen. Der BGH bestätigte das Ergebnis, weil der Vermieter keinerlei eigene Bemühungen dargelegt hatte; eine allgemeine Pflicht, den Verwalter vor Fristablauf zu verklagen, formuliert er in seinen eigenen Gründen nicht.

Praktisch heißt das: Sie dürfen nicht abwarten. Als Wohnungseigentümer können Sie von der Gemeinschaft Einsicht in die Verwaltungsunterlagen verlangen (§ 18 Abs. 4 WEG) und die Betriebskosten aus den Rechnungen selbst zusammenstellen. Wie Sie gegenüber einer Verwaltung vorgehen, die überhaupt nicht reagiert, beschreibt unser Beitrag Hausverwaltung reagiert nicht.

Liegt ein echtes, unverschuldetes Hindernis vor, läuft danach eine zweite, kürzere Frist. Nach ständiger Rechtsprechung des BGH muss der Vermieter die Nachforderung im Regelfall innerhalb von drei Monaten nach Wegfall des Hindernisses erheben; wer sich danach unnötig Zeit lässt, hat die Verspätung wieder selbst zu vertreten (zuletzt Urteil vom 20. Mai 2026, VIII ZR 6/24).

Wie wird aus der Hausgeldabrechnung die Nebenkostenabrechnung?

Die Hausgeldabrechnung der Gemeinschaft und die Betriebskostenabrechnung gegenüber dem Mieter sind zwei verschiedene Abrechnungen. Die erste verteilt alle Kosten der Gemeinschaft auf die Eigentümer. Die zweite gibt nur die Betriebskosten an den Mieter weiter, und auch nur die, deren Umlage der Mietvertrag vorsieht. Eine unbearbeitet weitergeleitete Hausgeldabrechnung ist deshalb keine Betriebskostenabrechnung: Es fehlen die Vorauszahlungen Ihres Mieters, und sie enthält Posten, die der Mieter nicht trägt.

Nicht umlegbar sind nach § 1 Abs. 2 BetrKV die Verwaltungskosten und die Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten. Der BGH hat im Urteil von 2017 ausdrücklich festgehalten, dass beide zwar vom Wohnungseigentümer anteilig zu tragen sind, aber nicht auf den Mieter umgelegt werden können. Umlegbar sind die Kostenarten des § 2 BetrKV:

Posten in der Hausgeldabrechnung	Auf den Mieter umlegbar?	Grundlage
Vergütung des WEG-Verwalters	Nein	Verwaltungskosten, § 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV
Reparaturen und andere Instandsetzungsarbeiten	Nein	Instandhaltung und Instandsetzung, § 1 Abs. 2 Nr. 2 BetrKV
Zuführung zur Erhaltungsrücklage	Nein	keine Betriebskosten
Wasser, Entwässerung	Ja	§ 2 Nr. 2 und 3 BetrKV
Heizung und Warmwasser	Ja, nach Heizkostenverordnung	§ 2 Nr. 4 bis 6 BetrKV
Aufzug	Ja	§ 2 Nr. 7 BetrKV
Straßenreinigung, Müllbeseitigung	Ja	§ 2 Nr. 8 BetrKV
Gebäudereinigung, Gartenpflege, Beleuchtung	Ja	§ 2 Nr. 9 bis 11 BetrKV
Schornsteinreinigung, Sach- und Haftpflichtversicherung	Ja	§ 2 Nr. 12 und 13 BetrKV
Hauswart	Nur teilweise	§ 2 Nr. 14 BetrKV, ohne Reparatur- und Verwaltungsanteil
Grundsteuer	Ja, steht aber nicht in der Hausgeldabrechnung	§ 2 Nr. 1 BetrKV

Warum die Rücklage nicht auf den Mieter umgelegt werden kann und wie hoch sie angemessen ist, erklärt unser Beitrag zur Höhe der Erhaltungsrücklage.

Besonders fehleranfällig ist der Hauswart. Umlegbar ist seine Vergütung nur, soweit seine Arbeit nicht die Instandhaltung, Instandsetzung, Erneuerung, Schönheitsreparaturen oder die Hausverwaltung betrifft. Ziehen Sie dafür einen pauschalen Anteil ab und bestreitet der Mieter die Position, müssen Sie die Kosten nachvollziehbar so aufschlüsseln, dass die nicht umlagefähigen Anteile herausgerechnet werden können. Eine bloße Aufzählung der Aufgaben reicht dafür nicht (BGH, Urteil vom 20. Mai 2026, VIII ZR 6/24). Im entschiedenen Fall ging es um dieselbe Frage auch bei einem Vollwartungsvertrag für die Aufzüge, der Reparaturen mit abdeckt. Fragen Sie den WEG-Verwalter deshalb nach den Leistungsverzeichnissen solcher Verträge.

Was in die Abrechnung hinein muss

Formell braucht eine Betriebskostenabrechnung vier Bestandteile: eine Zusammenstellung der Gesamtkosten, die Angabe und, soweit nötig, die Erläuterung des Verteilerschlüssels, die Berechnung des Anteils des Mieters und den Abzug seiner Vorauszahlungen (BGH, Urteil vom 20. Januar 2016, VIII ZR 93/15). Bei den Gesamtkosten genügt es, je Kostenart den Betrag anzugeben, den Sie tatsächlich umlegen, auch wenn Sie ihn vorher um nicht umlagefähige Anteile bereinigt haben. Die Rechenschritte dorthin müssen Sie in der Abrechnung nicht erläutern.

Gut zu wissen: Selbst ein inhaltlicher Fehler macht die Abrechnung nicht insgesamt unwirksam. Er führt nur dazu, dass die Nachforderung gekürzt wird, notfalls bis auf null (BGH, VIII ZR 6/24).

Welcher Umlageschlüssel gilt?

Haben Sie im Mietvertrag keinen eigenen Schlüssel vereinbart, legen Sie die Betriebskosten nach dem Maßstab um, der zwischen den Wohnungseigentümern jeweils gilt (§ 556a Abs. 3 BGB). Nach der gesetzlichen Grundregel sind das die Miteigentumsanteile (§ 16 Abs. 2 Satz 1 WEG); die Gemeinschaftsordnung oder ein Beschluss kann für einzelne Kostenarten etwas anderes vorsehen. Widerspricht der WEG-Schlüssel billigem Ermessen, gelten die allgemeinen Regeln: Erfasster Verbrauch oder erfasste Verursachung sind zu berücksichtigen, im Übrigen wird nach dem Anteil der Wohnfläche umgelegt (§ 556a Abs. 1 und Abs. 3 Satz 2 BGB).

Diese Regel hat das Wohnungseigentumsmodernisierungsgesetz eingeführt, sie gilt seit dem 1. Dezember 2020. Das BGH-Urteil von 2017 und viele ältere Ratgeber behandeln noch die frühere Rechtslage. Der Vorteil für Sie: Ohne abweichende Vereinbarung können Sie die Werte aus der Einzelabrechnung der Gemeinschaft in aller Regel übernehmen, statt sie neu zu verteilen.

Das Wort „jeweils“ hat eine Folge, die viele übersehen: Ändert die Gemeinschaft einen Verteilerschlüssel durch Beschluss, schlägt das nach dem Wortlaut des Gesetzes ohne abweichende Vereinbarung im Mietvertrag auch auf Ihren Mieter durch – begrenzt durch das billige Ermessen. Wo die Grenzen eines solchen Beschlusses liegen, erklärt unser Beitrag zur Änderung des Kostenverteilungsschlüssels.

Für Heizung und Warmwasser gilt ein eigener Rahmen. Die Heizkostenverordnung verlangt grundsätzlich, 50 bis 70 % dieser Kosten nach Verbrauch zu verteilen, und geht abweichenden Umlageschlüsseln vor. Welche Pflichten dort bis Ende 2026 anstehen, steht im Beitrag zu den fernablesbaren Zählern.

Grundsteuer 2025: die erste Abrechnung nach der Reform

Die Abrechnung für 2025 ist die erste, in der die neue Grundsteuer steht. Das reformierte Grundsteuergesetz gilt erstmals für die Grundsteuer des Kalenderjahres 2025 (§ 37 Abs. 1 GrStG). Drei Punkte sind bei einer Eigentumswohnung wichtig.

Erstens: Die Grundsteuer kommt aus Ihrem eigenen Bescheid. Jedes Wohnungseigentum ist ein eigener Steuergegenstand (§ 244 Abs. 3 Nr. 3 BewG), und Sie erhalten dafür einen eigenen Bescheid der Stadt. Die Grundsteuer läuft deshalb nicht über die Gemeinschaft und fehlt in der Hausgeldabrechnung. Umlegbar ist sie trotzdem (§ 2 Nr. 1 BetrKV). Sie müssen sie also selbst in die Abrechnung aufnehmen. Über die Gemeinschaft laufen dagegen die grundstücksbezogenen Gebühren wie Müllabfuhr, Straßenreinigung und Entwässerung.

Zweitens: Ein Einspruch kann die Frist hinausschieben. Der BGH hat im Mai 2026 entschieden, dass ein Einspruch gegen die Grundlagenbescheide des Finanzamts, also gegen den Grundsteuerwert- oder den Messbescheid, ein Abrechnungshindernis begründet. Es besteht so lange, bis der Vermieter weiß, ob und wie sich der Grundsteuerbescheid infolge des Einspruchs ändert. Weil das Finanzamt die Sache im Einspruchsverfahren vollständig neu prüft und den Bescheid sogar zum Nachteil ändern kann, darf der Vermieter diese Entscheidung abwarten (VIII ZR 6/24). Danach gilt wieder die Drei-Monats-Regel. Ob das bei einem Einspruch genauso gilt, der etwa wegen eines Musterverfahrens ruht, hat der BGH nicht entschieden; nach unserer Einschätzung spricht seine Begründung dafür (Stand Oktober 2026). Wir empfehlen, die übrigen Kosten fristgerecht abzurechnen und eine mögliche Nachberechnung der Grundsteuer ausdrücklich anzukündigen. Ein solcher Vorbehalt verlängert die Frist aber nicht von selbst: Für eine spätere Nachforderung dürfen Sie die Verspätung weiterhin nicht zu vertreten haben und müssen nach Wegfall des Hindernisses in der Regel binnen drei Monaten abrechnen.

Drittens: Die Erhöhungen von 2026 kommen erst mit der nächsten Abrechnung. In der Abrechnung 2025 stehen die Hebesätze von 2025. Dortmund hat den Hebesatz für Wohngrundstücke zum 1. Januar 2026 von 625 auf 800 % angehoben, Essen erhebt seit 2026 einheitlich 925 %. Diese Sprünge tauchen erst in der Abrechnung 2026 auf, die bis Ende 2027 fällig ist. Die Einzelheiten zu Ihrer Stadt finden Sie in unseren Beiträgen zur Grundsteuer in Dortmund, zur Grundsteuer in Essen und zur Grundsteuer in Bochum.

Belege und Einwände: was der Mieter verlangen kann

Belege müssen Sie der Abrechnung nicht beifügen. Sie müssen dem Mieter aber auf Verlangen Einsicht in die Belege gewähren, die der Abrechnung zugrunde liegen. Seit dem 1. Januar 2025 steht das ausdrücklich im Gesetz, und Sie dürfen die Belege dafür auch elektronisch bereitstellen (§ 556 Abs. 4 BGB). Eingefügt hat die Regel das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz. Eine Abrechnung „ohne Belege“ ist also normal; eine verweigerte Belegeinsicht ist es nicht.

Wie weit das Einsichtsrecht reicht, hat der BGH in zwei Urteilen festgelegt:

Es erstreckt sich auf die Zahlungsbelege, nicht nur auf die Rechnungen (Urteil vom 9. Dezember 2020, VIII ZR 118/19).
Der Mieter kann auch die Einzelverbrauchsdaten der anderen Nutzer einsehen, um etwa zu prüfen, ob die Summe der Einzelverbräuche zum Gesamtverbrauch passt. Ein besonderes Interesse muss er dafür nicht darlegen. Und solange der Vermieter einem berechtigten Verlangen nach Belegvorlage nicht nachkommt, muss der Mieter keine Nachzahlung leisten (Urteil vom 7. Februar 2018, VIII ZR 189/17).

Bei einer Eigentumswohnung liegen diese Unterlagen fast immer beim WEG-Verwalter oder beim Messdienst der Gemeinschaft. Sie kommen als Eigentümer über Ihr Einsichtsrecht nach § 18 Abs. 4 WEG an sie heran. Fragen Sie die Belege am besten gleich mit der Jahresabrechnung an, nicht erst, wenn der Mieter sich meldet.

Die Einwendungsfrist des Mieters

Der Mieter muss Einwendungen spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang einer formell ordnungsgemäßen Abrechnung mitteilen; danach kann er sie grundsätzlich nicht mehr geltend machen, es sei denn, er hat die Verspätung nicht zu vertreten (§ 556 Abs. 3 Satz 5 und 6 BGB). Der BGH legt den Begriff der Einwendung weit aus. Ausgeschlossen sind nach Fristablauf grundsätzlich auch Einwände gegen Kosten, die generell nicht umgelegt werden dürfen (Urteil vom 11. Mai 2016, VIII ZR 209/15), und der Einwand, der Vermieter habe unwirtschaftlich gehandelt (VIII ZR 6/24).

Zum Wirtschaftlichkeitsgebot hat der BGH im selben Urteil eine zweite, für Eigentumswohnungen nützliche Klarstellung getroffen: Es ist nicht schon dann verletzt, wenn vor der Beauftragung keine Vergleichsangebote eingeholt wurden. Entscheidend ist, ob die Leistung zu nicht marktgerechten, objektiv überhöhten Preisen beauftragt wurde. Die Darlegungslast dafür trägt der Mieter. Weil in der WEG die Gemeinschaft die Verträge schließt, nicht Sie, ist das nach unserer Einschätzung für vermietende Eigentümer eine wichtige Entlastung. Wie viel Spielraum die Gemeinschaft bei der Auftragsvergabe hat, zeigt unser Beitrag zur Drei-Angebote-Regel.

Fristenkalender für Vermieter einer Eigentumswohnung

Fordern Sie die WEG-Abrechnung bis Juni an und planen Sie die Zustellung Ihrer Betriebskostenabrechnung bis Anfang Dezember. So planen wir das Jahr für die Wohnungen, die wir abrechnen; das ist unsere Empfehlung, keine gesetzliche Vorgabe:

Zeitpunkt	Was zu tun ist
Januar bis März	Grundsteuerbescheid für die Wohnung ablegen, Vorauszahlungen des Mieters für das Vorjahr zusammenstellen
bis Juni	WEG-Jahresabrechnung anfordern, falls sie noch nicht da ist; nach überwiegender Auffassung gelten drei bis sechs Monate nach Jahresende als angemessen
bis September	bei Verzug schriftlich mit Frist auffordern und Einsicht in die Unterlagen verlangen (§ 18 Abs. 4 WEG); Ihre Bemühungen dokumentieren
bis Anfang Dezember	Abrechnung erstellen, Hauswart- und Wartungskosten bereinigen, Zugang beweisbar sicherstellen
nach der Abrechnung	Vorauszahlungen anpassen (§ 560 Abs. 4 BGB), Belege für die Einsicht bereithalten; die Einwendungsfrist des Mieters läuft zwölf Monate

Häufige Fragen zur Nebenkostenabrechnung bei Eigentumswohnungen

Bis wann muss die Nebenkostenabrechnung 2025 beim Mieter sein?

Wenn Sie nach Kalenderjahr abrechnen, muss die Abrechnung für 2025 Ihrem Mieter spätestens am 31. Dezember 2026 zugegangen sein (§ 556 Abs. 3 Satz 2 BGB). Es zählt der Zugang, nicht das Absendedatum: Nach dem BGH genügt die rechtzeitige Aufgabe zur Post nicht, und die Post gilt dabei als Erfüllungsgehilfe des Vermieters (Urteil vom 21. Januar 2009, VIII ZR 107/08). Nach Ablauf der Frist ist eine Nachforderung ausgeschlossen, es sei denn, Sie haben die Verspätung nicht zu vertreten. Über die Vorauszahlungen abrechnen und ein Guthaben auszahlen müssen Sie trotzdem.

Muss ich warten, bis die Eigentümerversammlung die Jahresabrechnung beschlossen hat?

Nein. Der BGH hat mit Urteil vom 25. Januar 2017 (VIII ZR 249/15) entschieden, dass der Vermieter einer Eigentumswohnung grundsätzlich auch dann innerhalb der Jahresfrist abrechnen muss, wenn der Beschluss der Wohnungseigentümer über die Jahresabrechnung noch nicht vorliegt. Der Beschluss ist keine Voraussetzung für die Betriebskostenabrechnung und bindet den Mieter nicht. Eine Mietvertragsklausel, nach der erst nach Genehmigung in der Eigentümerversammlung abgerechnet wird, hielt der BGH für unwirksam, weil sie zum Nachteil des Mieters von der gesetzlichen Frist abweicht.

Was passiert, wenn die Hausverwaltung die Jahresabrechnung zu spät schickt?

Die Verspätung der WEG-Verwaltung entlastet Sie nicht automatisch. Der WEG-Verwalter ist nach dem BGH zwar nicht Ihr Erfüllungsgehilfe, sein Verschulden wird Ihnen also nicht zugerechnet. Sie müssen aber konkret darlegen, was Sie selbst unternommen haben, um rechtzeitig abrechnen zu können (VIII ZR 249/15). Fordern Sie die Unterlagen deshalb frühzeitig und schriftlich an und nutzen Sie Ihr Einsichtsrecht als Eigentümer (§ 18 Abs. 4 WEG). Fällt ein unverschuldetes Hindernis weg, müssen Sie die Nachforderung in der Regel innerhalb von drei Monaten erheben (BGH, Urteil vom 20. Mai 2026, VIII ZR 6/24).

Welcher Umlageschlüssel gilt bei einer vermieteten Eigentumswohnung?

Haben Sie im Mietvertrag nichts anderes vereinbart, legen Sie die Betriebskosten nach dem Schlüssel um, der zwischen den Wohnungseigentümern jeweils gilt (§ 556a Abs. 3 BGB). Nach der gesetzlichen Grundregel sind das die Miteigentumsanteile, die Gemeinschaftsordnung oder ein Beschluss kann für einzelne Kosten etwas anderes vorsehen. Diese Regel gilt seit dem 1. Dezember 2020. Widerspricht der WEG-Schlüssel billigem Ermessen, gelten die allgemeinen Regeln: nach erfasstem Verbrauch, soweit er gemessen wird, im Übrigen nach Wohnfläche. Für Heizung und Warmwasser geht die Heizkostenverordnung vor.

Muss ich der Nebenkostenabrechnung Belege beifügen?

Nein. Sie müssen dem Mieter auf Verlangen Einsicht in die Belege gewähren. Seit dem 1. Januar 2025 dürfen Sie die Belege dafür auch elektronisch bereitstellen (§ 556 Abs. 4 BGB). Die Einsicht erstreckt sich auch auf die Zahlungsbelege (BGH, VIII ZR 118/19). Solange Sie einem berechtigten Verlangen nicht nachkommen, muss der Mieter eine Nachzahlung nicht leisten (BGH, VIII ZR 189/17). Bei einer Eigentumswohnung liegen die Belege meist beim WEG-Verwalter – dort fordern Sie sie als Eigentümer an.

Welche Posten der Hausgeldabrechnung darf ich nicht auf den Mieter umlegen?

Nicht umlegbar sind die Verwaltungskosten, also vor allem die Vergütung des WEG-Verwalters, und die Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten, also Reparaturen (§ 1 Abs. 2 BetrKV). Auch die Zuführung zur Erhaltungsrücklage ist keine Betriebskostenposition. Umlegbar sind nur die Kostenarten aus § 2 BetrKV, etwa Wasser, Entwässerung, Heizung, Müllbeseitigung, Gebäudereinigung, Gartenpflege, Hauswart und Versicherung – und auch nur, soweit der Mietvertrag ihre Umlage vorsieht. Die Grundsteuer ist ebenfalls umlegbar, steht aber nicht in der Hausgeldabrechnung, weil jede Wohnung einen eigenen Bescheid bekommt.

Fazit

Für die Abrechnung 2025 bleiben Vermietern einer Eigentumswohnung gut zehn Wochen. Die Frist endet am 31. Dezember 2026, und es zählt der Zugang beim Mieter. Auf die Jahresabrechnung der Gemeinschaft dürfen Sie sich dabei nicht verlassen: Der BGH verlangt, dass Sie auch ohne Eigentümerbeschluss abrechnen und Ihre eigenen Bemühungen darlegen können, wenn die Verwaltung nicht liefert. Inhaltlich gilt: Verwaltervergütung, Reparaturen und Rücklage heraus, Grundsteuer aus dem eigenen Bescheid hinein, und ohne abweichende Vereinbarung nach dem Schlüssel der Gemeinschaft verteilen.

Wenn Sie die Abrechnung für Ihre Wohnung künftig nicht mehr selbst erstellen wollen: Im Rahmen der Sondereigentumsverwaltung oder der Mietverwaltung übernehmen wir das für Vermieter in Dortmund und im Ruhrgebiet. Die Erstberatung ist kostenfrei.